A model for originator based internal cost allocation of IT services in small and medium sized businesses

Abstract

Mittlerweile setzen auch kleinere und mittlere Unternehmen bei ihrer internen IT-Strategie einen Fokus auf Zentralisierung und Standardisierung. Da IT einen immer größeren Stellenwert in Dienstleistungs- und Industrieunternehmen einnimmt, verursacht der Einsatz immer höhere finanzielle Kosten. Ein dezentraler oder unkoordinierter Einsatz von IT-Technologien (Hardware und Software) verursacht neben erhöhten Kosten auch ein erhöhtes Sicherheitsrisiko. Fehlende Standardisierung und unsachgemäßer Einsatz von Software können zu Falschoder Unterlizenzsierung und damit verbunden zu rechtlichen Problemen führen. Dadurch entsteht zwangsläufig der Wunsch der Geschäftsführung und des Controllings nach weitestgehender Kostentransparenz und verursachergerechter Aufteilung der entstehenden Kosten. Durch die verursachergerechte Kostenaufteilung erhält die IT Abteilung ein nicht zu unterschätzendes Lenkungs- und Planungsinstrument.<br />Mithilfe politischer Preisgestaltung lassen sich unpopuläre Maßnahmen unter Umständen leichter durchsetzen. Das primäre Ziel dieser Arbeit ist, vorhandene Möglichkeiten und Methoden aufzuzeigen, wie eine interne Leistungsverrechnung aufgebaut werden könnte. Desweiteren wird eine praxisnahe Implementierungsvariante einer IT bezogenen internen Leistungsverrechnung vorgestellt. Als theoretische Basis dient ITIL und COBIT.<br />Die darauffolgende Implementierung wird anhand einer Fallstudie beschrieben. Zum Abschluss werden mögliche Erweiterungen beschrieben und die Vorteile wie zum Beispiel Kostenreduktion, Transparenz, Kostenfairness und Benchmarking aufgezeigt.

Nowadays, small and mid-sized companies focus their internal IT-strategy on centralization and standardization. The IT departments evolve to key departments. The usage of IT services generates significant financial costs. The decentralized and uncoordinated use of IT technology (hardware or software based) causes even higher costs and yields to security risks. The absence of standardization and improper use of software often leads to false and/or under licensing and legal problems. The executive management and controlling departments are interested in cost transparency and originator based cost allocation.<br />The reduction of costs plays an important role, especially in times of crisis and depression. The primary aim of this thesis is to present existing possibilities and methods for implementing an internal charge back system. The state of the art IT management frameworks ITIL and the IT controlling framework COBIT delivers the solid fundament. In order to demonstrate the design process of an IT cost accounting system, the requirements are analyzed and the design of the system is shown by using a prototype. The implementation is evaluated by taking recourse to a case study. The potential future improvements and key benefits like cost reduction, transparency, fairness, and benchmarking are discussed and evaluated.