Out of the black box: Modelling the processes of managing telephone bands

Abstract

Eine Big Band zu managen, ist eine Herausforderung, die mit dem Management von Klein- und Mittleren Unternehmen vergleichbar ist. Eine Art von Band, bei der sich das Management besonders schwierig gestaltet, ist die Telefonband ohne Fixbesetzung. Die Musiker eine virtuelle Organisation, mit dem Bandleiter als fokales Unternehmen. Jeder Organisationsteilnehmer bringt gewisse Kompetenzen ein, hat spezifische Geschäftsziele und muss Risiken tragen. Das fokale Unternehmen übernimmt die volle Haftung gegenüber dem Eventveranstalter. Bandleiter, welche diese Organisationskonstrukte managen, haben jedoch einen künstlerischen Hintergrund und keine Managementausbildung.<br />Bislang wurden Bandmanagementprozesse nicht analysiert. Eine Prozessverbesserung wird damit unmöglich gemacht, da die Prozesse nicht transparent sind. Als virtuelle Organisation sind Musiker und Bandleiter voneinander abhängig. So bildet geteiltes Wissen die Basis für Prozessverbesserungen, die nur durch gemeinsamen Einsatz erreicht werden können.<br />Dementsprechend bietet diese Arbeit Ergebnisse in folgenden Feldern.<br />Erstens zielt die Untersuchung darauf ab, die Aktivitäten, die mit dem Management einer Telefonband verbunden sind, durch Prozessmodellierung transparent zu machen. Zweitens analysiert diese Arbeit die daraus resultierenden Modelle und gibt Verbesserungsvorschläge, insbesondere hinsichtlich des Einsatzes von Informations- und Kommunikationstechnologien.<br />Durch den explorativen Charakter eignet sich in diesem Kontext die Fallstudienstrategie mit qualitativen Forschungsmethoden. Die Daten werden in einem semi-strukturierten Interview sowie durch teilnehmende Beobachtung erhoben. Die Resultate werden mittels der UML-Notation für Aktivitätsdiagramme modelliert. Zur Ableitung von Empfehlungen zur Prozessverbesserung wird eine SWOT-Analyse durchgeführt.<br />Die zentralen Resultate beinhalten eine sorgfältige Dokumentation der Prozesse, wobei implizites Wissen expliziert wird. Mit Technologiefokus zeigen die Ergebnisse die chronologische Abfolge von Aktivitäten, die auf Bandmanagement sowie Eventmanagement generalisiert werden können.<br />

Managing a big band is a challenge, similar to managing a medium-sized enterprise. A type of band particularly difficult to manage is a telephone band that does not have a fixed line-up of musicians. The musicians form a virtual organisation with the bandleader as a focal company. Every participant in the organisation brings in a certain set of skills. The focal company assumes full liability to the event organiser. However, bandleaders typically have an artistic background rather than a managerial one.<br />To date, it is impossible to improve these processes because processes are not clear. As virtual organisations, musicians and bandleaders are mutually dependent. Accordingly, knowledge sharing forms the basis for process improvements.<br />This work delivers results in the following areas. First, this investigation targets the activities involved in managing a telephone band, made transparent by modelling the processes. Second, this work analyses the resulting models and suggests points for improvement with emphasis on the adoption of information and communication technologies (ICT).<br />Due to the case study's explorative nature, qualitative research methods appears to be the most appropriate alternative in this context. Data is collected through a semi-structured interview and direct participant-observation. Findings are modelled adhering to the Unified Modeling Language notation. For deriving implications and suggestions for process improvement, a SWOT analysis is performed.<br />This study's major findings include a documentation of processes, making tacit knowledge explicit. Emphasising the use of ICT, the findings provide a chronological sequence of activities that may be generalised to band and event management.