Vorgehensmodell zur Prozessoptimierung akkreditierter Prüflabore am Beispiel des Prüflabors für Feuerungsanlagen der TU Wien

Abstract

Eine Prozessoptimierung mit Lean-Methoden hat sich in der modernen produzierenden Industrie nach Bekanntwerden des japanischen Toyota-Produktionssystems verbreitet. Im deutschsprachigen Raum implementieren Unternehmen seit den 1990er-Jahren Ganzheitliche Produktionssysteme (GPS). Der Verein Deutscher Ingenieure (VDI) hat dazu eine Richtlinie mit einer Sammlung an Methoden und Werkzeugen zur Umsetzung von GPS anhand von acht Gestaltungsprinzipien veröffentlicht. Dieses methodische Regelwerk dient allen Kern-, Management- und Unterstützungsprozessen produzierender Unternehmen. In akkreditierten Prüflaboratorien werden Prozesse stark an Vorgaben der akkreditierungsgebenden Norm ausgerichtet. Ein übergeordnetes Konzept nach Aspekten des Lean Management liegt bei Ausrichtung der Prozess- und Qualitätsmanagementstruktur eines Prüflabors nach Norm nicht zwangsweise vor. Zur Prozessoptimierung von Prüflaboratorien ist die Übertragung gängiger GPS-Methoden wegen der unterschiedlichen Art der Leistungserstellung und Rahmenbedingungen nicht trivial. Das Finden von geeigneten GPS- und erweiterten Methoden gestaltet sich aufgrund einer geringen Anzahl an Untersuchungen im Themengebiet schwierig. In der vorliegenden Arbeit wird ein Vorgehensmodell entwickelt, welches einen strukturierten Vorgang zur Bewältigung dieses Konflikts bietet. Den zentralen Bestandteil des Modells bildet ein „Methodenwürfel“, der die Einordnung von Optimierungstools und Problemen ermöglicht. Diese werden systematisch verknüpft und ein Vorschlag an Optimierungstools generiert. Die Angabe eines Erreichungsbeitrags jedes Tools zu einem übergeordneten strategischen Konzept unterstützt die Identifikation von geeigneten Optimierungsmethoden. Das Vorgehensmodell wurde am „Staatlich akkreditierten und notifizierten Prüflabor für Feuerungsanlagen“ an der TU Wien anhand von zwei Use-Cases validiert. Es zeigt gute Ergebnisse zur Identifikation von Optimierungsmethoden, wenngleich ein hoher Beitrag an Eigenanteil bei der Entscheidungsfindung bei der durchführenden Person verbleibt. Dies ist vorgesehen, da die Variabilität der Voraussetzungen von akkreditierten Prüflaboratorien vor allem in personellen und finanziellen Aspekten hoch sein kann. Für das Prüflabor der TU Wien wurden 22 Maßnahmen u.a. in den Bereichen Digitalisierung, Schnittstellenverbesserung, Standardisierungen im Qualitätsmanagement und Arbeitsverbesserungen im Prüfumfeld erarbeitet. Bei Vollumsetzung des Sollzustandes wird u.a. von einer Bearbeitungszeitverkürzung von mindestens 6 % und einem Entfall von mindestens 150 manuellen Datenübertragungen pro Auftrag ausgegangen. Die realen Verbesserungen der Auftragsdurchlaufzeiten und Mitarbeiterzufriedenheit ist durch einige schwer quantifizierbare Maßnahmenvorschläge noch beträchtlich höher anzunehmen.

Process optimizations concerning lean management methods spread out after the Japanese Toyota Production System became known in modern industry. In German-speaking countries companies are implementing Lean Production Systems (LPS) since the 1990s. The ‘Verein Deutscher Ingenieure (VDI)’ therefore released a guideline containing methods and tools regarding eight principles to realize Lean Production Systems. This guideline affects all operational, management, and supporting processes in producing enterprises.At notified testing laboratories processes are adjusted strongly among standards of notification. Therefore, a concept to look at the processes in its entirety can not be assumed without further actions. As well as transferring LPS-methods to notified testing laboratories is difficult because of its different kind of value adding processes and the given regulations. The decision-making to choose the right principle or tool shows to be quite hard because of a lack of knowledge in this field.In this work a procedure will be developed in order to cope with these conflicts in a structured way. The core item of this procedure will be a framework to classify methods and process problems, visualized by a ‘methods-cube’. This links methods to process problems in a kind of automatic way. With further steps of judgement, a proposal of optimization tools is generated. By calculating the methods’ contribution regarding strategic objectives, the decision-making process is supported.The procedure was validated by two process use-cases of the ‘Accredited and Notified Testing Laboratory for Combustion Systems’ at TU Wien. In choosing the optimization approach the procedure shows high support. Although a big part of decision-making stays still in charge of the user. In respect of high variety of given circumstances, like in personnel or financial affairs, this is quite intended. The given scope gives the chance to shape the optimization to the specific use-case. There have been found 22 proposals of improvements at the testing laboratory of TU Wien in the fields of digitalization, interaction improvement, standardization of quality management, and working environment improvement at testing rooms. By fully implementing the target state it is assumed that the handling time of one order can be reduced at least by 6 %. In addition, at least 150 moves per order because of data handling will not be necessary anymore. The real improvement figures of order process time and employee satisfaction is assumed to be much higher because of many hardly quantifiable improvement proposals.