Evaluation and redesign of ERP systems : a methodological approach

Abstract

Nur ein geringer Teil aller ERP Implementierungen auf der gesamten Welt gelingt innerhalb der geplanten Zeit und dem geplanten Budget. Trotz diesem Hintergrund benötigen immer mehr klein- bis mittelständische Unternehmen integrierte Systeme die ihre Geschäftstätigkeit unterstützen. Solche Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen. Unternehmen stehen bei einer Implementierung eines solchen Systems vor einer großen Herausforderung. Sie müssen die Einführung, oder Neugestaltung, ihrer Software bestmöglich bewerkstelligen. Ihr Ziel ist es ein gutes ERP System zu haben. Das bedeutet nicht nur ein technisch gutes System zu besitzen, sondern ein System zu haben das von den Benutzern akzeptiert und verwendet wird. Aus diesem Grund erscheint es unausweichlich die Benutzer in den Design Prozess mit einzubeziehen.<br />Das Feld der sogenannten "teilnehmenden Gestaltung" (participatory design) bietet viele interessante Methoden, welche Basis für eine gemeinsame Sprache von Benutzern und Designern sein können. Eine dieser Methoden sind "design games". In einer Feldstudie wird gezeigt wie "participatory design" und allen voran "design games" bei einem ERP Gestaltungsprozess hilfreich sein können. Sowohl Potentiale als auch Einschränkungen dieser Methoden werden in dieser Arbeit diskutiert.<br />Diese Diplomarbeit verschafft theoretisches Basiswissen über ERP Systeme, über Designprozesse und einen Einblick wie "participatory design" eine ERP Implementierung oder eine ERP Neugestaltung unterstützen kann.<br />

From all ERP system implementations over the world only a small number are managed within schedule and budget. A raising number of medium to large sized enterprises however is in need of integrated systems that cover and support their business. These systems however offer a wide range of functionality. Functionality of ERP systems has grown in the past years and will further grow in future. Introducing and setting up these systems in a reasonable way is a challenging task.<br />Companies who need to introduce new systems as well as companies who need to redesign their available systems face this challenge and they need to do these tasks as good as possible. The goal of designing their systems is to have a good ERP system. A good system does not only mean a technically good system but also a system that is accepted by its users.<br />In my thesis I describe the characteristics of ERP systems and I deal with methods that can help to set them up just in the way they have to be: "As simple as possible, but not one bit simpler." I take the standpoint that an ERP system can only be good if it is accepted by the users. For that reason it is essential to involve the users in the design process. The field of participatory design offers many interesting methods that help designers and users to find a common language. One of these methods is "Design Games". In a case study I show how participatory design, and especially "Design Games", can help in a (re)design process. Potentials but also limits of these methods are discussed in this thesis. After reading this thesis the reader will have basic theoretical knowledge of ERP systems, of design according to Gedenryd, and s/he will get an idea in which way participatory design can help to support an ERP system implementation, or an ERP system redesign.