Establishment and integration of best practices for project management in virtual teams within the organizational project management maturity model (OPM3)

Abstract

Projektmanagement-Standards erlauben es Unternehmen, bei der Durchführung einzelner Projekte wohldefinierte, standardisierte und anerkannte Prozesse zu verwenden. Projektmanagement-Reifegradmodelle stellen eine Erweiterung dieser Prozesse dar und machen es möglich, fachlich anerkannte "optimale Verfahrensweisen" (engl. "Best Practices") und Projektmanagement-Prinzipien für das Programm- und Portfoliomanagement unternehmensübergreifend anzuwenden.<br />Die resultierende "Reife" (engl. "Organizational Maturity") erhöht die Chancen des Unternehmens, seine strategischen Ziele zu erreichen und verbessert die Effizienz laufender Projekte. Bestehende Reifegradmodelle sind jedoch verbesserungswürdig und bedürfen Erweiterungen in Anwendungsgebieten, welche spezielle Herausforderungen darstellen - so wie der Einsatz geographisch verteilter, "virtueller", Teams.<br />Virtuelle Teams weichen im Verhalten von traditionellen Teams ab, und sind, was die Kommunikation und Zusammenarbeit betrifft, stark von moderner Technologie abhängig. Sie bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen wie Effizienzsteigerungen oder Kosteneinsparungen, stellen diese Unternehmen aber auch vor spezielle Herausforderungen, mit denen es richtig umzugehen gilt.<br />Diese Arbeit analysiert die Herausforderungen virtueller Teams im modernen organisatorischen Umfeld unter Berücksichtigung der Unterschiede zu traditionellen Teams, und identifiziert insgesamt zehn Best Practices, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Diese fallen in die Bereiche Knowledge-Management, Kommunikation und Kollaboration, Datensicherheit, Arbeitsmodelle, Kulturbewusstsein sowie Aus- und Fortbildung.<br />Weiters beschreibt diese Arbeit die Mitarbeit bei der Veröffentlichung der aktualisierten Version eines führenden Projektmanagement-Standards, des Reifegradmodells (OPM3), im Rahmen welcher die identifizierten optimalen Verfahrensweisen in ihre grundlegenden Elemente - insgesamt 32 "Capabilities", "Outcomes" und "Key Performance Indicators" (KPI's) - aufgeschlüsselt wurden, um die Eingliederung in den OPM3-Standard zu erlauben. Anhand der beschriebenen Capabilities kann das Unternehmen die genannten Outcomes erreichen, welche mittels der KPI's qualitativ oder quantitativ nachgewiesen werden können.<br />

While project management standards help organizations to apply well-defined processes and procedures towards the management of single projects, organizational and project management maturity models enable the application of industry-accepted best practices and project management principles for program and portfolio management on an organization-wide scale. The resulting "maturity" increases an organization's likelihood to attain strategic objectives and improves project cost and schedule performance.<br />Existing maturity models need to be extended to account for challenges specific to certain industries, organizational structures or cultural settings. One such challenge area is the utilization of geographically distributed, "virtual", teams.<br />Virtual teams operate differently than traditional teams, and heavily rely on technology to communicate and collaborate. While offering many advantages such as global pooling of resources, increased efficiencies and cost reductions, their usage raises new challenges which can incur high costs for unprepared organizations.<br />This thesis analyses the challenges virtual project teams face in modern organizational contexts (giving special consideration to the differences to traditional teams), and identifies ten best practices organizations can apply to mitigate these challenges. The described best practices fall into the domains of knowledge management, communication and collaboration, security, working models, cultural awareness and training.<br />Finally, the work effort to update one of the leading maturity models, PMI's OPM3, and publish the standard's second edition will be described, including the project's objectives and the issues encountered. As a part of this project, the previously identified best practices for virtual teams are transformed by decomposition into 32 of their constituting elements (capabilities, outcomes and key performance indicators), which allow seamless integration with the OPM3 standard. Using the described capabilities, organizations can reach the listed outcomes, and prove their existence quantitatively or qualitatively using the defined KPI's.