Analysis of surveys from an enterprise content management system

Abstract

Enterprise Content Management Systeme wie zum Beispiel SharePoint sind verstärkt in Verwendung in Mittel- und Großunternehmen. Ihr Zweck ist es den BenutzerInnen ein zentralisiertes Portal zur Verfügung zu stellen, das ihre Daten sammelt, anbietet und archiviert (Dokumente, E-mails, Dateien, Wissen, etc.). Solch ein Portal kann bei der Erstellung von empirischen Studien helfen und bietet dem Analysten die Möglichkeit einer voll-elektronischen qualitativen Fragemethode, dem Fragebogen. Der Zweck dieser Diplomarbeit besteht darin, die mit einem Fragebogen erhobenen Daten nach der Art ihrer Abrufung und Darstellungsmöglichkeiten zu analysieren. Des Weiteren wird die Möglichkeit, diese Daten mithilfe eines externen Programms zu analysieren evaluiert und realisiert. Hierfür werden Fragenbögen, die mit SharePoint erstellt worden sind, als exemplarisches Beispiel herangezogen. Um ein passendes externes Analyseprogramm zu wählen wurden vier Business Intelligence Tools, nämlich (1) Spotfire von TIBCO, (2) QlikView von QlikTech, (3) Tableau Desktop von Tableau Software und (4) SQL Server Analysis Services (SSAS) Würfel von Microsoft evaluiert. Schlussendlich wurde die Analyse mit dem Programm QlikView realisiert. Wenn man die externe Applikation mit den standardisierten SharePoint Funktionalitäten zur Darstellung von Fragebögen vergleicht stellt man fest, dass man mit der externen Applikation mehr Informationen bei gleichzeitig ansprechenderer Darstellung erreichen kann. Der Nachteil ist jedoch der zusätzliche zeitliche Aufwand durch die Datenaufbereitung, der bei der Standard SharePoint Analysemethode nicht notwendig ist.

Enterprise Content Management Systems like SharePoint are widely used in middle and large scale Companies. Their purpose is to provide a centralized portal for collecting, delivering and archiving data like documents, e-mails, files, knowledge etc. for the employees. Such tools also support the user in doing empirical research, for which the analyst can use fully computer-based qualitative questioning method, also called surveys. The purpose of the master thesis is to analyze how the collected survey data is presented and visualized to the user. Furthermore the possibility to analyze the data using an external tool is evaluated and implemented. The survey feature in SharePoint is hereby used as an example for a qualitative questioning method. In order to select a suitable external analyzing application the four Business Intelligence tools (1) Spotfire from TIBCO, (2) QlikView from QlikTech, (3) Tableau Desktop from Tableau Software and (4) SQL Server Analysis Services (SSAS) Cubes from Microsoft have been evaluated. Eventually the implementation was performed with QlikView. The external applications have been compared with the out of the box SharePoint survey data representation. It showed that using an external tool, more information can be gathered more easily and it also can be presented in a more user-friendly way. On the downside the process of collecting all information needed is extra time consuming, which is not necessary with the standard built-in analyzing methods of SharePoint.