Change-Prozess der Einsatzmittelplanung : Prozessoptimierung – Software-Vergleich – Handlungsempfehlung : process optimisation - software comparison - recommendation for action

Abstract

Mit fortschreitender Digitalisierung in Unternehmen gehen Veränderungen in der Abwicklung etablierter Arbeitsprozesse einher, die sich durch die eigene Unternehmenshistorie eingestellt haben. Das direkte Überführen dieser tradierten Abläufe in ein digitales System führt dabei nicht immer zu einer Effizienzsteigerung. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die vormals analogen Prozesse ohne jegliche Anpassung ins Digitale übernommen werden. Der konträre Fall, bei dem ein digitales System gewählt wird, das nicht mit den eigenen Arbeitsprozessen zusammenspielt, birgt ebenfalls die Gefahr, den Change-Prozess zum Scheitern zu bringen. Es gilt daher, die Balance zwischen den beiden Extremen zu finden. Einerseits dürfen die eigenen analogen Prozesse nicht stur ins Digitale übernommen werden, sondern müssen analysiert und für die digitale Abwicklung optimiert werden. Andererseits gilt es, ein potentes System zu wählen, das gleichzeitig keine komplette Umstellung der etablierten Abläufe notwendig macht. Diese Diplomarbeit hilft einem österreichischen Bauunternehmen, einen Teil der Projektabwicklung, nämlich die Einsatzmittelplanung, zu optimieren. Aufgrund der Unternehmenshistorie gliedert sich das betroffene Unternehmen in mehrere Fachbereiche, die jeweils für sich Bauprojekte abwickeln. Sie setzten dabei für die interne Projektabwicklung verschiedene (digitale) Hilfsmittel bzw. Dokumente ein. Es gilt, die vorhanden Mehraufwände in der Datenerfassung und Verwaltung zu reduzieren. Dazu werden die firmeninternen Prozessketten in der Projektabwicklung abgebildet, um sie besser zu verstehen und anschließend den Abwicklungsaufwand mithilfe digitaler Mittel zu reduzieren. Zusätzlich muss sich das Unternehmen, als Tochter eines großen Konzerns, an vorgegebenen Prozessen orientieren. Dadurch entstehen Doppelgleisigkeiten und eine dezentrale Verwaltung der vorhandenen Informationen, wodurch ein unternehmensweiter Überblick erschwert wird. Um die Prozessabwicklung über die Fachbereiche zu optimieren, müssen alle relevanten Daten verknüpft und zentral administriert werden. Dies soll auf Basis einer gemeinsamen Softwarelösung umgesetzt werden. Ziel ist es, die Abläufe der verschiedenen Abteilungen zusammenzulegen und eine Softwareanwendung zu finden, die zukünftig eine gemeinsame Basis für die Einsatzmittelplanung darstellt. Dazu werden im ersten Schritt die administrativen Arbeitsprozesse erfasst und in der Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN) dargestellt. Die BPMN-Diagramme zeigen die erwähnten Doppelgleisigkeiten deutlich auf und lassen den Mehrwert einer Zusammenlegung der Informationen erkennen. Anhand der erfassten Prozessketten werden klassische Use-Cases der Projektabwicklung ausgearbeitet, die für die späteren Softwaretests herangezogen werden. Mithilfe der Methode des Analytic Hierarchy Prozess (AHP) werden Anforderungen an eine Softwarelösung definiert und gewichtet, um ein Anforderungsprofil für eine potentielle Software festzulegen. Dieses Anforderungsprofil ist spezifisch auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und in Zusammenarbeit mit der Abteilung für Innovation und Technologie des Mutterkonzerns ausgearbeitet. Aus einer Marktrecherche und Vor-Selektion mehreren Anwendungen gehen vier Programme hervor, die anhand des definierten Anforderungsprofils im Rahmen des AHP verglichen und ausgewertet werden. Die Bewertung erfolgt auf Basis einer hierarchischen Entscheidungsstruktur im Sinne des AHP mit Hauptund Subkriterien. Mit der Struktur des AHP erfolgt die Bewertung der vier gewählten Softwarealternativen, die sich für die Abwicklung einer unternehmensweiten Einsatzmittelplanung eignen. Dabei werden die Alternativen hinsichtlich 30 Subkriterien anhand einer Likert-Skala bewertet und im Rahmen des AHP miteinander vergleichen. Die Ergebnisauswertung bringt eine Softwareanwendung als deutlichen Favoriten hervor, die das individuelle Anforderungsprofil des Unternehmens, im Vergleich zu den anderen Anwendungen, am besten erfüllt. Das Ergebnis spiegelt den gewonnenen Eindruck während der Softwaretests ausgesprochen gut wider und zeigt, dass mit einer genauen Prozessanalyse mittels BPMN und ausgearbeitetem Anforderungsprofil mittels AHP eine geeignete Anwendung gefunden werden kann

As digitalisation in companies progresses, there are also changes in the handling of established work processes correlating with the companys own history. The direct transfer of these traditional processes into a digital system does not always lead to an increase in efficiency. This is particularly the case when the former analogue processes are transferred to digital without any adaptation. If on the contrary, a digital system is chosen that does not interact with ones own work processes, the change process is also at danger of a standstill. It is therefore vital to find a balance between the two extremes. On the one hand, previously established analogue processes must not be rigidly transferred into the digital domain, but must be analysed and optimised for digital processing. On the other hand, it is necessary to choose a potent system that at the same time does not require a complete restructuring of the already established processes. The purpose of this diploma thesis is to help an Austrian construction company to optimise part of its project handling, namely resource planning. Due to its corporate history the company concerned is divided into several areas of expertise, each of which handles construction projects by itself. They use various (digital) tools and documents for internal project management. The aim is to reduce the additional work involved in data acquisition and administration. For this purpose, the company-internal process chains are mapped in order to better understand them and subsequently reduce the processing effort using digital means. In addition, the company, as a subsidiary of a large corporation, has to adhere to predefined processes. This results in duplication and decentralised management of existing information, which makes it harder to gain a company-wide overview. In order to optimise process handling across the specialist departments, all relevant data must be linked and centrally administered. This is to be implemented on the basis of a common software solution. The aim is to merge the processes of the various departments and to find a software application that will provide a common basis for resource planning in the future. In the first step, the administrative work processes are recorded and presented in the Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN). The BPMN diagrams show the mentioned duplication clearly and furthermore show the increase in value due to consolidation of information. Based on the acquired process chains, classic use cases of project management are developed, which are used for subsequent software tests. Using the Analytic Hierarchy Process (AHP) as a method, requirements for a software solution are defined and weighted in order to define a requirements profile for potential software. This requirement profile is specifically adjusted to the needs of the company and worked out in cooperation with the Innovation and Technology Department of the parent company. Market research and pre-selection of several applications resulted in four programmes which are then compared and evaluated on the basis of the defined requirement profile within the AHP framework. The evaluation is based on a hierarchical decision structure in the sense of the AHP with main and sub-criteria. The AHP structure is used to evaluate the four selected software alternatives that are suitable for processing enterprise-wide resource planning. The alternatives are evaluated with regard to 30 sub-criteria using a Likert scale and compared with each other within the scope of the AHP. The result evaluation clearly favours one software application that in comparison to the others, best meets the individual requirement profile of the enterprise. The result fully reflects the impression obtained during the software test and shows that a suitable application can be found with a precise process analysis using BPMN and a developed requirement profile using AHP.