Analysis and IT selection criteria of computer-aided facility management in the University environment emphasizing room and floor-space management

Abstract

Im Rahmen des Facility Managements (FM) werden Grundstücke, Gebäude, Flächen, Räume, Einrichtungen, Geräte, Anlagen und Personen administriert sowie deren kostenrelevanten Prozesse optimiert. Zur effizienten Umsetzung des FM wird Informationstechnologie (IT) benötigt, konkret Computer-Aided Facility Management (CAFM) systems. An vielen Universitäten besteht im FM-Bereich ein hohes Optimierungspotential, wodurch die Nachfrage nach CAFM-Softwareprodukten deutlich gestiegen ist. Dieser Bedarf war Anstoß und Motivation für diese Diplomarbeit. Die beiden Hauptziele dieser Arbeit waren es, zum einen eine Bestandsaufnahme über den Einsatz von CAFM-Systemen an deutschen und österreichischen Universitäten mit Schwerpunkt Raumund Flächenmanagement durchzuführen, zum anderen, für diesen Sektor einen Kriterienkatalog zur Auswahl von CAFM-Softwareprodukten zu erstellen. Als Ergebnis einer eingehenden Literaturrecherche konnten sowohl fundamental wichtige CAFM-Basiskriterien sowie Kriterien im universitären Kontext gefunden werden. Auf Basis dieser wurden sowohl frei erhältliche Open-Source als auch kommerzielle CAFM-Lösungen analysiert und evaluiert. Es zeigte sich, dass etablierte CAFM-Software die Kriterien erfüllten, während Open-Source Lösungen für die professionelle Nutzung an einer deutschen bzw. österreichischen Universität ungeeignet waren. Eine umfassende empirische Untersuchung wurde unter Facility Managern im universitären Umfeld durchgeführt. Die erhobenen Daten wurden zunächst mittels einer qualitativen Themenanalyse aggregiert und danach quantitativ mit deskriptiven und inferenziellen Statistiken evaluiert. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse dienten unter anderem der CAFM-Bestandsaufnahme. Als Ergebnis der Literaturrecherche, der Produktanalyse und der empirischen Umfrage konnte abschließend ein CAFM- Kriterienkatalog erstellt werden. Unter Anwendung einer vorgestellten Methodik zur Kategorisierung und Gewichtung von Anforderungen können Facility Manager deutscher und österreichischer Universitäten mit dem hier vorgestellten Kriterienkatalog die jeweils am besten passende CAFM-Softwarelösung identifizieren.

As part of Facility Management (FM), properties, buildings, floors, spaces, equipment, devices, machinery and people are administered, and their cost-relevant processes are optimized. To implement FM efficiently, Information Technology (IT) is necessary, specifically Computer-Aided Facility Management (CAFM) systems. At many universities a high potential for optimization exists around FM, whereby the demand for CAFM software products has increased considerably. This need was the impetus and motivation for this thesis. The two main goals of this thesis were, on the one hand, to take stock of the use of CAFM systems at German and Austrian universities with a focus on room and floor-space management. And, on the other hand, to create a catalog of criteria for the selection of CAFM software products for this sector. As a result of an in-depth literature review, it was possible to find fundamentally important CAFM basic criteria as well as university domain-specific criteria. Based on this, both freely available open-source and commercial CAFM solutions were analyzed and evaluated. It turned out that established CAFM software met the criteria sufficiently, while open-source solutions were inappropriate for professional use at a German or Austrian university. An extensive empirical investigation was conducted among Facility Managers in the university environment. The data obtained were first aggregated by means of qualitative topic analysis and then quantitatively evaluated using descriptive and inferential statistics. The findings were used, among other things, to take stock of CAFM. As a result of the literature research, the product analysis and the empirical survey, a CAFM criteria catalog was finally developed. Using methodology presented for categorization and prioritization of requirements, Facility Managers of German and Austrian universities can use the hereby developed criteria catalog to identify the most suitable CAFM software solution for the respective university.