Lean im administrativen Bereich: Analyse und Verbesserung mittels Wertstromdesign

Abstract

ger. Der Erfolg des Prozessmanagement hängt im Wesentlichen vom Grad der Klarheit, Transparenz und Berechenbarkeit von Prozessen ab. Interdisziplinäre Aufgaben verlangen die frühzeitige Erkennung von Abhängigkeiten zwischen funktionalen Bereichen, um Probleme rechtzeitig zu lösen und dadurch Risiken zu minimieren. Eine bewährte Methode zur Optimierung von Prozessen stellt die Wertstromanalyse dar. Hauptsächlich für Produktionsprozesse angewendet, beschäftigt sich diese Arbeit mit der Anwendung in einem neuen Gebiet, dem administrativen Bereich. Ziel ist es dadurch eine Reduktion der Kosten/Durchlaufzeiten zu erzielen und die Steigerung der Kundenzufriedenheit zu bewirken. Um die Anwendung der Wertstromanalyse für den administrativen Bereich funktionsfähig zu machen, beschäftigt sich diese Diplomarbeit mit der Erarbeitung eines neuen Ansatzes zur Optimierung administrativer Prozesse. Im Speziellen wird die Einsatzmöglichkeit der Wertstromanalyse in Kombination mit der SIPOC-Darstellung untersucht. Bei SIPOC (Supplier - Input - Process - Output - Customer) handelt es sich um eine Prozess-Darstellungsform, welche aus dem Qualitätsmanagement stammt. Dadurch werden die abgebildeten Prozesse der Wertstromanalyse um einen weiteren Detailierungsgrad erweitert. Infolge dessen können Schnittstellenprobleme einfacher erkannt werden. Dieser Ansatz wird durch Fachliteratur zu Prozessmanagement und Qualitätsmanagement unterstützt. Die praktische Anwendung des neuen Ansatzes erfolgt im Einkauf eines international tätigen Technologie-Unternehmens und soll die Erprobung der neuen Methode zur Prozessoptimierung im administrativen Bereich demonstrieren Die Ergebnisse aus dieser Studie führen zum Schluss, dass die Kombination von SIPOC und Wertstromdesign eine detaillierte Prozessübersicht ermöglicht und die Basis zur Verbesserung von funktionsübergreifenden Prozess- und Informationsflüssen bietet. Die adaptierte Wertstromanalyse erweist sich als ein wirkungsvolles Instrument zur Verkürzung der Durchlaufzeiten und zur Beseitigung von Schnittstellenproblemen in der Administration. Außerdem fördert dieser Ansatz die klare Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation. Die Beurteilung der neuen Methode durch Fachkräfte im Unternehmen ergab, dass dieser Ansatz einen wesentlichen Beitrag zum Schaffen einer schlanken Administration leistet. Weitere Forschungsempfehlung ist eine Längsschnittstudie in Hinblick der Optimierungsvorschläge und Unternehmenserfolge zu messen.

Success in process management is dependent on the level of clarity, visibility and predictability of processes. For multidisciplinary work, success depends on how well the dependencies between the different functional areas are identified to address issue and risks are early as possible. Value stream analysis is a methodology used for process optimization. While it is primarily used for production processes, this thesis focuses on the application in a new field, specifically the administrative domain of an organization. The anticipated outcome is to achieve cost/cycle time reduction, which translates into increased customer satisfaction. This thesis explores the use of a Six Sigma tool, specifically SIPOC (Supplier - Input - Process - Output - Customer) to monitor and interrelate key processes, which can play an important role in mapping, interrelating and managing key processes of an organization. Previous researches seldom covered the application of SIPOC in value stream analysis to fulfil concerns of stakeholders and cross-functional working among functional departments. This work has been supported with literature in process management and quality management. A case study, covering a practical application in purchasing department of a multinational engineering company, is presented to demonstrate the new approach for value stream mapping. Using this hybrid-approach showed that it contributes to clarify the complexity within an organization and form a useful starting point to develop subsequent functional information and process improvements. We identified these relationships through the unique combination of SIPOC with value stream analysis. Moreover, it helped to delineate responsibilities within the organization. Evaluation with practitioners at the organization suggested that this approach is very suitable for this domain. Further research recommendation is to perform longitudinal studies to measure the impact of this new quality concept on business performance.