Preed : Hypertext application for sharing and presenting digital artefacts in meetings

Abstract

Diese Diplomarbeit untersucht, wie Informationstechnologie eingesetzt werden kann, um Besprechungen einer überschaubaren Gruppe von Personen im gleichen Raum zu unterstützen. Obwohl wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass es gute Gründe für die Verwendung von Informationstechnologie in Besprechungen gibt, existieren im Moment nur wenige Systeme, die das Präsentieren und Verteilen von digitalen Inhalten unterstützen. Preed, die Applikation, die im Rahmen dieser Diplomarbeit entstanden ist, besteht aus zwei Teilen: Der Software-Teil ist eine Web-Applikation, die den Teilnehmern einer Besprechung zur Verfügung steht. Mit dieser Web-Applikation können die Teilnehmer einander digitale Artefakte wie Websites, Bilder, Notizen und Dokumente weitergeben. Diese Artefakte können sie auch am Präsentationsbildschirm präsentieren - ohne Zutun des Präsentators. Die Hardware von Preed stellt dem Präsentator eine HDMI-Schnittstelle zur Verfügung, an die er sein Notebook anschließen kann, um eine Präsentation oder andere digitale Inhalte zu zeigen. Um Preed zu verwenden, muss keiner der Beteiligten Software auf dem eigenen Gerät installieren.<br />Beim Design und in der Entwicklung von Preed waren ethnographische Methoden und das Zeichnen von Skizzen von großer Bedeutung. Aufwändige Recherchen und die Einbindung von Benutzern halfen mit, den Kontext der Verwendung von Preed zu verstehen und Designentscheidungen zu treffen.<br />

This diploma thesis investigates the role of information technology to support meetings of a group of people in a meeting room.<br />Although research projects show that there is a need for improvement in the usage of technology in meetings, very few tools actually support presenting and sharing digital content, which is an important part of today's meetings.<br />Preed, the setup accompanying this work, consists of two parts: The software provides a web based user interface for the participants of a meeting. Using this interface, the participants are able to share digital artefacts like websites, images, notes and documents with each other. They are also able to present these artefacts on the presentation screen, without any action of the presenter. The hardware setup of Preed provides an HDMI-interface to the presenter, allowing him/her to connect their laptop and show a presentation or other digital content. The use of Preed does not require any installation on the hardware of the meeting participants.<br />During the design and development of Preed, ethnographic research and sketching played an important role. It was shown that thorough research and user involvement help in the understanding of the actual usage scenario as well as in making design decisions.