Exploring best practices for onboarding in distributed software development teams : An explorative Delphi study

Abstract

Bei der Integration von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in bestehende Teams spielt Onboarding eine wesentliche Rolle. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Literatur unter Teams ausschließlich traditionelle Teams, welche sich physisch an einem Standort befinden, versteht. Jedoch sind Teams, insbesondere jene in der Softwareentwicklungsbranche, aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung, über mehrere Standorte verteilt. Obwohl diverse Onboarding-Praktiken, unabhängig von der geografischen Verteilung des Teams, angewandt werden können, sind einige davon möglicherweise effektiver als andere im Kontext von verteilten Sofwareentwicklungsteams. Die bisherige Forschung zu Onboarding-Praktiken in verteilten Softwareentwicklungsteams hat sich in erster Linie auf Fallstudien in bestimmten Organisationen gestützt. In dieser Arbeit werden Best Practices für das Onboarding verteilter Softwareentwicklungsteams auf der Grundlage einer Delphi-Studie mit einem Expertengremium untersucht, das aus erfahrenen Teamleitern oder ähnlich qualifizierten Experten besteht. Von den 120 Best Practices, die während der Brainstorming-Phase gefunden wurden, konnten zehn bis elf Praktiken für jeden der vier Indikatoren für die Anpassung von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eingegrenzt und in weiterer Folge in eine Rangfolge gebracht werden. Insgesamt zeigen die evaluierten Best Practices auf, dass eine Vielzahl der Onboarding-Praktiken, unabhängig von der geografischen Verteilung eines Softwareentwicklungsteams, eingesetzt werden können. Diese Studie zeigt auch, dass Onboarding-Praktiken, die zur sozialen Integration der neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beitragen, bei der Erforschung oder Implementierung von Onboarding-Praktiken für verteilte Softwareentwicklungsteams besondere Aufmerksamkeit erfordern, da diese Praktiken die geografische Streuung am stärksten berücksichtigen.

Onboarding plays an important role in integrating newly hired employees into existing teams. It should be taken into consideration, that most of the literature about onboarding is generally understanding a team as a traditional co-located team. However, due to factors such as globalization, teams, especially in the software development industry, are spread throughout the globe. Even though several onboarding practices which apply to co-located teams could be applied to globally distributed teams, some might be more effective than others.Previous research in the area of onboarding in distributed software development teams has primarily relied on case studies in specific organizations. This thesis explores best practices in onboarding for distributed software development teams, based on a Rankingtype Delphi study with an expert panel consisting of highly experienced team leaders or similarly qualified experts. Out of 120 best practices found during the brainstorming phase, ten to eleven practices for each of the four newcomer adjustment indicators or proximal outcomes could be narrowed down and ranked subject to the perception of the Delphi panel.Overall, the identified best practices show that the vast number of onboarding practices can be utilized by organizations regardless of the geographical dispersion of a software development team. This thesis also reveals that onboarding practices contributing to the proximal outcome "Acceptance by Insiders", which is seen as one of the most important adjustment outcomes by socialization researchers, need special attention when researching or implementing onboarding practices for distributed software development teams as these practices consider the geographic dispersion the most.