A cost model for small scale automated digital preservation archives

Abstract

Immer mehr Information ist nur noch elektronisch vorhanden. Ein Großteil davon wird schon elektronisch erzeugt und hat kein analoges Pendant mehr. Die Verfügbarkeit und spezielle die langfriste Verfügbarkeit dieser elektronischen Bestände wir für immer mehr Unternehmungen von größten Interesse. Digital Objekte können einen beträchtlichen Wert für das Unternehmen darstellen. Langzeitarchivierung beschäftigt sich mit der Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von digitaler Information. Ein Trend im Bereich der Langzeitarchive geht in Richtung Automatisierung von Aufgaben. Das Ziel sind Lösungen die einfach zu bedienen sind und wenig Hintergrundwissen benötigen.<br />Zielpublikum für derartige Lösungen sind Klein- und Mittelbetrieben mit limitieren hausinternen Ressourcen und Expertise. Ein wichtiger Aspekt für die Langzeitarchivierung von digitalen Objekten sind die Kosten.<br />Speziell für Langzeitarchive sind die Kosten für die nächsten Jahre aber auch die mittel und langfristige Kostenentwicklung von Interesse. Die Bewertung der Kostenfaktoren für ein Langzeitarchiv ist eine schwierige Aufgabe, da diese teilweise schwer zu identifizieren bzw. zu bemessen sind. In dieser Arbeit wurde ein Kostenmodell speziell für automatisierte Langzeitarchivsysteme entwickelt. Das Kostenmodel erlaubt es Unternehmen mit wenig Erfahrung und Expertise ihre Datenbestände die Kosten einen Langzeitarchivierungslösung zu berechnen. Das Model ist flexibel genug um unterschiedlichste Szenarien zu unterstützen. Es bietet aber auch detaillierte Formeln um mit messbaren Inputfaktoren eine genau Kostenplanung durchzuführen. Das Model erlaubt eine detaillierte Kostenberechnung für die nähere Zukunft und ermöglicht die mittlere und langfristige Kostenentwicklung abzuschätzen. Das Model ermöglicht die monetäre Bewertung von Arbeitszeit, Hardwarekosten und andere Kostenfaktoren einen Langzeitarchives.

Today, increasing amounts of information are created, exchanged and stored in digital form. Preserving digital information over time is becoming increasingly important for a growing number of institutions.<br />Digital assets form considerable value for their business also in the medium and long term.<br />Digital preservation - ensuring the accessibility and usability of digital information over time - is becoming of broader interests for a wide range of institutions. In the early stages of digital preservation mainly heritage institutions (archives, museum and libraries) were dealing with this issue and had preservation systems in place for their digital collections. Nowadays increasing numbers of small institutions are starting or planning preservation activities.<br />In recent years, a lot of efforts were put into developing automated preservation solutions. The aim is providing easy-to-use solutions that do not need profound expert knowledge. The target group for automated archives are institutions with limited in-house resources and expertise in digital preservation.<br />An important aspect of preserving digital collection over time is the costs. In terms of long term archives the costs of the next few years are of interest for the management as well as the cost trend in the long term - for the next 15, 20 or 30 years. Assessing the cost factors of digital preservation repository is a challenging task. Some of them are difficult to identify and to break down. In this work we present a cost model especially for small scale automated digital preservation software system.<br />The model is based on a client-server architecture, where missing expertise is provided via outsourcing to the client side. This work consists of the detail cost model for the client side (consumer) and a business model for a potential software vendor.<br />The client cost model allows institutions with limited expertise in data curation to assess their costs for preserving their digital data. It provides a simple to use methodology that considers the individual characteristics of different settings. The cost model provided detailed formulas to calculate the expenses. It covers the life cycle cost of a digital archive addressing the acquisition of data, bit-stream preservation and logical preservation. The model supports the detailed calculation of the expenses for the near future and helps to identify the cost trend in the medium and long run (e.g. 5, 10 or 20 years) of the archive.<br />The cost model monetary assesses the user's work, the purchases of storage hardware and other costs of preserving a digital collection. A first case study shows the application of the model in a small business setting.<br />The server side presents a business model of a potential vendor of automated preservation archive software. In business plan analysis the target market, pricing policies and growth trend for automated preservation solutions.<br />