Ways to improve quality management at neonatal care units

Abstract

In der Intensivmedizin wird eine riesige Menge von Patientendaten verarbeitet, um den Zustand der Patienten zu beurteilen und seine Behandlung zu dokumentieren. Spezielle EDV System werden eingesetzt um die Informationen über den Patienten optimal darzustellen und sein Behandlung zu unterstützen. Patientendaten Management Systeme (PDMS) dienen der bettseitigen Patientendokumentation und sind Grundlage für therapeutische Entscheidungen. Zusätzliche Systeme sollen an den Intensivstationen die Qualität der Patientenversorgung verbessern und sichern, wobei die schwer überschaubare Informationsflut dabei aufbereitet werden soll. Solche Systeme sollen möglichst optimal in die Patientenversorgung integriert werden, ohne den Dokumentationsaufwand zu erhöhen.<br />Daher ist ein automatischer Datenaustausch mit dem eingesetzten PDMS notwendig. Die definierten Informationen für solche Anwendungen sollen aus der, an der neonatologischen Intensivstation (NICU) vorhandenen, PDMS Datenbank generiert werden. Die Schwierigkeiten dabei sind, unter anderem, notwendige Änderungen der medizinischen Dokumentation und nachträgliche Korrekturen, sowie Ergänzungen, von für die Zusatzsysteme verwendeter Patientendaten. Die komplexen Abhängigkeiten, die bei der Integration solcher Anwendungen zur Verbesserung der intensivmedizinischen Versorgung entstehen, werden dargestellt und Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt. Ein gut adaptierbares, und vielfach eingesetztes Konzept zur Informationsaggregation wird vorgestellt und anhand verwirklichter Projekte evaluiert. Das Einrichten von Kommunikationsschnittstellen zwischen den Applikationen ist dabei unerlässlich um solch zentrale Informationsgewinnung aus der routinemäßigen digitalen Krankengeschichte erfolgreich umzusetzen.<br />

A Neonatal Care Unit (NICU) is a data-rich environment. An information overload can be observed at point-of-care and hospital enterprise level. Errors may occur just because of the sheer volume of data. The implementation of healthcare information technologies (HIT) can help to enhance the safety, quality and patient-centeredness of care.<br />Patient data management systems (PDMS) are especially designed software and hardware products for the documentation of patient's condition and treatment at intensive care. These routinely used systems must capture and store the abundance of information generated during the critical care process. Additional, a growing number of quality management systems (QMS) are implemented to provide clinical decision support, computerized physician order entry, rule-based infection monitoring, external quality control, and others. QMS applications and linkages in and among HIT systems can improve patient safety substantial. Communication tasks and asynchronous data exchange between HIT systems are important.<br />Most HIT systems used at the introduced NICU provide rudimentary data exchange functions, but their data structures are optimized to applications requirements. The data stored at the PDMS database should be used for the QMS application to prevent multiple documentations.<br />Frequent changes of the patient documentation process, subsequent data corrections, and missing essential patient information cause severe problems for data retrieval.<br />A concept of data export - from actual used PDMS databases - is presented to handle such problems. The solution concept provides calculations, aggregation rules, and export adaptation functionalities.<br />Patient data must be transformed to clearly defined information records for the QMS. The concept evaluation describes success, development process, operating time, customizations, and user satisfaction for implemented projects. It shows the importance of communication mechanisms between PDMS and QMS users. The integration of QMS applications into medical workflow is complex and elaborate methods for data and information exchange are required.<br />