Referenzprozesse im Bereich von Facility Management

Abstract

Zur Abwicklung der im Facility Management (FM) getätigten Aktivitäten wird von zahlreichen Normen und Standards prozessorientiertes Handeln gefordert.<br />Für die Optimierung von Kernprozessen ist die Methode des Business Process Reengineering (BPR) bereits anerkannt. Bis jetzt wird BPR innerhalb des Facility Management jedoch wegen des hohen Zeitaufwands und der damit verbundenen Kosten noch nicht angewandt (vergl. [ReFl06]).<br />Durch den Einsatz von Best-Practice Modellen kann die Erstellung von Prozessen im Allgemeinen beschleunigt und ihr Qualitätsstandard erhöht werden (vergl. [Beck97]). Der Aufwand für die umfangreiche und anspruchsvolle Definition des Ist-Zustandes und der Soll-Prozesse kann somit durch den Gebrauch von Referenzprozessen verringert werden.<br />Derzeit gibt es jedoch keine wissenschaftlich fundierten Referenzprozesse innerhalb des Facility Management.<br />Diese Arbeit stellt die Methoden der Modellierung von Referenzprozessen dar und wendet diese im Bereich von Facility Management an. Die Modellbildung erfolgt hier im Wesentlichen nach den vier Hauptschritten Definition Modellierung Evaluierung Aktualisierung Im Schritt Definition werden die notwendigen Objekte und Grundlagen für die weitere Modellierung festgelegt. Im zweiten Schritt werden die Prozesse selbst modelliert. Im Schritt Evaluierung werden die fertigen Prozesse auf ihre Anwendbarkeit hin bestätigt, wohingegen die Aktualisierung der Zusammenarbeit späterer Nutzer bedarf.<br />Als Grundlage für den Schritt Definition dienten Standards, Richtlinien und einschlägige Literatur. Diese Recherche wurde durch Case Studies validiert.<br />Die Modellbildung erfolgt nach akzeptierten Richtlinien und Normen. Als Basis für die Standardisierung wurden Fallstudien innerhalb der FM-Abteilungen von 22 Unternehmen durchgeführt. Diese dienten zur Modellierung und Validierung der Prozesse. Die Resultate wurden sachlich und formal evaluiert.<br />Durch abschließende Experteninterviews werden die Modelle inhaltlich validiert. Dadurch wird nachgewiesen, dass die Methoden des Modellierens von Referenzprozessen innerhalb von Facility Management anwendbar sind.<br />Somit wird sich die zeit- und kostenintensive Prozessdefinition in Zukunft effektiver gestalten.<br />Im Rahmen der vorliegenden Forschungsarbeit wurden zunächst die für das zukünftige Facility Management der Österreichischen Akademie der Wissenschaften relevanten Prozesse definiert und so die Grundlagen für eine optimale Implementation von FM erarbeitet. Aufgrund der im weiteren Verlauf der Forschungsthematik definierten Referenzprozesse kann eine Optimierung dieser Prozesse erfolgen.<br />

For carrying out the activities performed in Facility Management (FM), process-orientated action is demanded by numerous norms and standards.<br />For the optimisation of core processes, the method of Business Process Reengineering (BPR) is already recognised. However, up to now, BPR is not used yet within Facility Management because of the high expenditure of time and the costs associated with it (cp. [ReFl06]).<br />By the employment of Best Practice models, the development of processes can generally be accelerated, and their quality standard can be increased (cp. [Beck97]). The expenditure for the extensive and ambitious definition of the actual condition and of the target processes can be reduced, thus, by the use of reference processes. However, currently, there are no scientifically well-founded reference processes existing within Facility Management.<br />This research work presents the methods of modelling reference processes and their application in the area of Facility Management. Basically, the development of the model is realised here according to the four main steps Definition Modelling Evaluation Actualisation In the step "definition", the necessary objects and bases are specified for the further modelling. In the second step, the processes themselves are modelled. In the step "evaluation", the finished processes are approved for their applicability, whereas the actualisation requires the co-operation of future users.<br />As basis for the step "definition" standards, guidelines and relevant literature have served. This investigation was validated by case studies.<br />The development of the model is carried out according to accepted guidelines and standards. As basis for the standardisation, case studies were accomplished within the FM departments of 22 companies. They served for modelling and validation of the processes. The results were evaluated factually and formally.<br />Finally, by expert interviews, the models are validated by their contents and by doing so, it is proven that the methods of modelling reference processes are applicable within Facility Management.<br />Thus, in the future, the time-consuming and cost-intensive process definition will prove to be more effective.<br />Within the research work on hand, at first, the processes relevant for the future Facility Management of the Austrian Academy of Sciences were defined and so, the fundamentals for an ideal implementation of FM were compiled. Because of the reference processes defined in the further progress of the research topic, an optimisation of these processes can be carried out.