Entwurf und Entwicklung eines webbasierten Prozessmanagement-Systems am Fallbeispiel der IT-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens

Abstract

Diese Arbeit befasst sich mit dem Problem, dass Arbeitsabläufe in Softwareerzeugenden Organisationen oft immer komplexer werden.<br />Mangels vollständiger Dokumentation kann es vor allem bei neu aufgenommenen Mitarbeitern vorkommen, dass einzelne oftmals wichtige Arbeitsschritte nicht durchgeführt werden. Dies betrifft in den meisten Fällen Arbeitsschritte, deren Nichtdurchführung für den Prozess/das Projekt keinerlei unmittelbare Auswirkung haben, rechtlich aber verbindlich durchzuführen sind. Ein Beispiel hierfür ist die Dokumentation von durchgeführten Tätigkeiten auf Kundenservern.<br />Die Einführung eines Workflow-Management-Systems kann diesem Problem entgegenwirken. Dieser Masterarbeit zeigt auf, wie Prozesse erfasst, analysiert, dokumentiert und in ein dynamisches System zur Durchführung eingebunden werden können. Besonderer Wert wird darauf gelegt, wie die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt werden können, so dass sie ihre Arbeitsaufgaben schneller bzw. mit besserer Qualität durchführen können. Anhand des Fallbeispiels einer IT-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens wird ein webbasiertes Workflow-Management-System, welches diese Aufgaben bewältigen soll, entworfen und entwickelt.<br />Im Zuge der Einführung des Workflow-Management-Systems in der Organisation konnten Zuständigkeiten klar definiert, Grobabläufe für Prozesse vorgegeben und die Erstellung einer ausführlichen Dokumentation zu den Prozessen veranlasst werden. Das implementierte Workflow-Management-System wurde in ein bestehendes Zeitdokumentationssystem integriert, um die Akzeptanz der Nutzer möglichst hoch zu halten. Mit Hilfe der von Workflow-Management-System und Zeitdokumentationssystem erhobenen Zeitmarken können nun Auswertungen über die Prozessleistung generiert werden, welche der Verbesserung der Arbeitsabläufe dienen und zur Planung von zukünftigen Projekten beitragen. Als Abschluss der Arbeit wurde ein Fragebogen entworfen, mit Hilfe dessen eine Evaluierung der Arbeit durchgeführt wurde.<br />

This diploma thesis deals with the problem that workflows of software developing organisations are getting more and more complicated.<br />Because of the absence of exhaustive documentation especially new employees are in danger of forgetting necessary work steps. Usually work steps which are legally important and do not have an immediate effect on the process or the project are affected. The documentation of activities done on a server belonging to a customer is an example therefore.<br />This lapse may be prevented by using a workflow-management-system. This diploma thesis shows how to create documentation, gather and analyze processes and how to integrate these processes into a dynamic system for the workflow execution. There is a particular focus on supporting users at their daily work in a way that makes them do their work faster or with a higher quality respectively. Based the case study of the IT-Department of a medium-sized organisation a workflow-management-system which should fulfill these tasks will be designed and engineered.<br />In the course of the implementation of the workflow-management-system at the organisation responsibilities and rough process structures were defined and the creation of an exhaustive documentation of the processes was arranged. In order to maintain the user satisfaction the workflow-management-system was integrated into an existing system for documenting working hours. Using the timestamps created by both systems it is now possible to create charts for the process performance which may be used to optimize the workflows and to allow resource planning's for future projects respectively. Finally an evaluation based on a self designed questionnaire took place.<br />