Gestaltung von Ausschreibungen bei Facility Services in Bezug auf Sicherheitsdienstleitungen

Abstract

Die Gestaltung von Ausschreibungen ist ein wichtiges Mittel, damit die Erwartungen der Auftraggebenden im Hinblick auf ihre gewünschten Sicherheitsdienstleistungen erfüllt werden. Nicht nur in diesem Bereich spielen Ausschreibungen eine wichtige Rolle, sondern bei allen Leistungen, die nicht vom Unternehmen direkt erbracht werden können. Speziell bei Sicherheitsdienstleistungen ist Outsourcing eine gute Möglichkeit, Dienstleistungen abzudecken, die nicht das Kerngeschäft eines Unternehmens sind. Diese Arbeit beschreibt die Vorgehensweise bei der Gestaltung von Ausschreibungen mit speziellem Fokus auf Sicherheitsdienstleistungen. Es werden inhaltliche Themen, wie das Leistungsverzeichnis, rechtliche Rahmenwerke und unterschiedliche Kriterien beschrieben. Die empirische Forschung ist fokussiert auf die folgenden Bereiche: Prioritäten bei Ausschreibungen, Eignungs-, Auswahl- und Qualitätskriterien. Anhand eines Interviewleitfadens wurden Expertenmeinungen zu diesen Themen strukturiert ausgewertet. Die Erkenntnisse liegen vor allem darin, dass alle Experten von dem Bestbieterprinzip bei Ausschreibungen überzeugt sind und diese Vorgehensweise für die bestmöglichste Erfüllung der Erwartungen von Auftraggebenden empfehlen. Das Billigstbieterprinzip wird aber nicht komplett ausgeschlossen. Bei Massenprodukten bzw. bei sehr konkret festgelegten Leistungen, welche keine komplexen Dienstleistungen erfordern oder solchen mit wenig Umfang, können Billigstbieterverfahren angewendet werden. Eine wesentliche Aussage der Experten ist auch, dass Qualitätskriterien die Möglichkeit bieten den/die geeignetsten Bietenden/Bietende bei Ausschreibungen herauszufiltern. Aber nicht alle Qualitätskriterien sind dafür gleichermaßen geeignet. Das wichtigste Qualitätskriterium bei Ausschreibungen ist laut den Experten das Auftragsmanagement. Dieses bewirkt, dass die Verantwortung des Auftrages an eine Schlüsselkraft übertragen wird, welche bei der Ausschreibung eine zentrale Rolle spielt und besonders bewertet werden sollte. Durch ein gut funktionierendes Auftragsmanagement werden die Erwartungen eines regelmäßigen Informationsaustauschs, einer schnellen Verfügbarkeit und Problemlösung, guter Führung und Koordination des Personals, reibungsloser Abläufe und selbstständiges Handeln im Verantwortungsbereich gewährleistet, sowie das Sicherheitsunternehmen und das eingesetzte Sicherheitspersonal ordnungsgemäß vertreten und geführt. Ein weiteres wichtiges Qualitätskriterium, welches für manche Experten gar zum Ausschlusskriterium wird, ist ein Konzept für die Übernahme von Sicherheitsdienstleistungen, ein sogenanntes Implementierungskonzept.