Concept and design of cloud services and processes for autonomous community administration

Abstract

Am 1. März 2004 trat das neue österreichische E-Government Gesetz in Kraft. Dieses Gesetz soll dazu beitragen, die Entwicklung und Umsetzung von E-Government Applikationen in Österreich zu verbessern. E-Government fördert eine zeit- und ortsunabhängige Abwicklung von administrativen Prozessen in der österreichischen Verwaltung. Weiters soll die elektronische Kommunikation zwischen Behörde und Einwohner, Behörde und Unternehmen, Behörde und Behörde, und Behörde und Mitarbeiter verbessert werden. Seitdem das E-Government Gesetz in Kraft getreten ist, führten viele Gemeinden zentrale Administrationssysteme ein, um ihre E-Government Prozesse zu unterstützen. Die meisten Gemeinden hatten für die Einführung von Verwaltungssystemen genügend finanzielle und personelle Ressourcen zur Verfügung. Aber es gibt immer noch Gemeinden in Österreich, die ein Verwaltungssystem aus finanziellen Gründen nicht umsetzen können. Andere Gemeinden haben großen Bedarf an alternativen Verwaltungssystemen, da die aktuellen Produkte teuer und technisch komplex sind. Zusätzlich gibt es keine allumfassende Lösung, d.h. die Gemeinden müssen für jeden größeren Prozess ein eigenes Produkt kaufen. Im Rahmen der vorliegenden Arbeit wird untersucht, wie eine hoch skalierbare E-Government Applikation mit geringen Kosten und Wartungsaufwand umgesetzt werden kann. Dabei muss die Kooperation und Kommunikation zwischen Gemeinden und deren Anforderungen in Betracht gezogen werden. Zunächst wurde neben umfangreichen Literaturrecherchen eine quantitative Umfrage in Österreich durchgeführt, die einen Überblick über die aktuelle Situation in österreichischen Gemeinden gibt. Detaillierte Interviews mit Experten und Gemeinden in Österreich tragen dazu bei, ein besseres Verständnis über das Thema E-Government in Österreich und entsprechende Anforderungen zu erlangen. Danach wurden basierend auf dem erstellten Anforderungskatalog ein umfassendes Konzept und Design für ein kooperatives E-Government System basierend auf Cloud Services entworfen, das zentralisiert verschiedene behördliche Dienste anbietet. Dabei liegt der Fokus auf Gemeinden, die entweder über zu wenig Ressourcen für ein eigenes Administrationssystem verfügen, oder auf Gemeinden, die Interesse an neuen alternativen Lösungen haben. Das vorgestellte Konzept beinhaltet die System Architektur, User Interface Mock-Ups und Vorschläge für zentrale Prozesse. In einer abschließenden Umfrage wurden die umgesetzten Anforderungen und deren Nutzungsgrad für die Gemeinden evaluiert.

Through the Austrian E-Government Act that became law on 1st March 2004, the demand on communal administration platforms and web applications by Austrian communities has increased. The main purpose of this law is to facilitate the implementation and deployment of E-Government solutions. E-Government defines ideal conditions for administrative services independent of time and place. Its main purpose is to simplify electronic communication and to provide user-friendly and efficient electronic administration services. It provides interactions between government and citizen, government and business, government and governments, and also between government and employees. Since the E-Government act entered into force lots of communities with a large amount of citizens and sufficient IT-resources have started using a comprehensive administration platform to manage E-Government processes. But there still exist small communes that lack in adequate IT- and financial resources for realizing one single expansive solution to handle E-Government processes. Some communities, that already have an E- Government application, demand alternatives with lower costs and maintenance effort. Furthermore, some E-Government products exist in Austria that lack of several important E-Government services. Therefore, communities have to buy a separate soft- ware product for each communal process. The aim of this diploma thesis is to investigate how to create a high scalable E- Government system with low costs and maintenance effort, which can provide the interoperability between different communities and support those government requirements. A quantitative survey applied in Austria, gives an overview about the current E- Government situation of communes. Furthermore, interviews with E-Government experts and communities illustrate a good introduction in the field of communal services in Austria. The results of this diploma thesis should help to develop a comprehensive E-Government application that provides high cooperation features for all kinds of communities in Austria. This E-Government concept should also enable the application of a comprehensive administration system for all communities. The application of the concept is focused on small communes in Austria, that don-t have adequate IT-resources and enough financial means to implement an E-Government solution. The concept also focuses on bigger communities which want to change their current E-Government system due to high costs and maintenance effort. The result is a concept and design of a centralized E-Government system that includes governmental services. It also provides the system architecture, user interface mock-ups and comprehensive solutions for centralized processes. Finally, a second survey demonstrates a detailed evaluation about the possible implementation of the designed concept.