Projektinformation und Prozessmanagement im Dialog

Abstract

Zu wissen, dass in Österreich über 50% der Architekturbüros 1 Mann Büros, gefolgt von einer fast ebenfalls so hohen Zahl an bis rund 5-7 Mann Büros, sind, lässt durchwegs den Schluss ableiten, dass Projektleiter, die ohnedies meist technisch ausgebildete sind, in den meisten Projekten sowohl die strategischen als auch die operativen Aufgaben selbst durchführt. Daraus ergibt sich wiederum die Schlussfolgerung, dass der Projektüberblick bzw. der Managementansatz gar nicht vorhanden bzw. verloren geht. Erfahrungsgemäß ist der Projektleiter in solchen Projekten eher Kriesenmanager als Projektsteuerer. Genau darin liegt der wesentliche Vorteil des integrierten Ansatzes des Projekt-, Informations- und Prozessmanagements und des entwickelten Programms. Durch die Abbildung sämtlicher Strukturen, Prozesse, Definitionen, Checklisten, Schriftverkehr sowie des Vertrags- und Abrechnungswesen in einer strukturierten und vollständigen Erfassung der dem Projekt entsprechenden Informationen, dient das Programm dem Projektmanager, einen guten Überblick zu bewahren und verlagert sein Tätigkeitsprofil. Durch die Definition von Standardprozeduren und qualifizierten Informationsdaten, können viele Arbeitsschritte delegiert werden, dies ermöglicht in Folge nicht nur effizienteres Arbeiten, sondern vor allem den Freiraum für die Projektsteuerung. "Wer macht was, wann, wie und womit?" ist eine wesentliche Fragestellung eines Projektes und der Informationsübermittlung an alle Beteiligten. Der Informationsfluss innerhalb eines Projektes stellt daher eine der wesentlichen Bedeutungen eines Projektes dar. Sie informiert unter anderem über Ziele eines Projekts, die dazu benötigte Information und die notwendigen Prozesse zum Erreichen der Ziele Die Projektinformation ist sohin die Gesamtheit der projektbezogenen Einrichtungen und Hilfsmittel und deren Zusammenwirken bei der Erfassung, Weiterleitung, Be- und Verarbeitung sowie Auswertung. Der Aktenordner zählt sohin genauso dazu, wie das Projektportal im Internet. Das Prozessmanagement (auch Geschäftsprozessverwaltung oder "Business Process Management (BPM)") soll sämtliche Fragestellungen der Projektinformation umfassend beantworten. Es beschäftigt sich mit dem Herausfinden, Gestalten, Dokumentieren und Verbessern von Geschäftsprozessen (die Erkenntnisse daraus fließen idealerweise in einem Kreislauf wieder in die Planung ein), synchronisiert die Bereiche Planung, Entwurf, Konstruktion, Produktion, Instandhaltung, Nachverfolgung und Anpassung in einer Organisation bzw. in einem Projekt zur Verbesserung der anfallenden Arbeitsabläufe hinsichtlich Kundenzufriedenheit, Qualität, Zeit und Kosten. Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich daher mit dem Zusammenhang der drei Disziplinen Projekt-, Informations- und Prozessmanagement und es wurde als Praxisprojekt ausgelegt, bei dem ein Datenbanktool entwickelt wurde, welches diese drei Disziplinen in einen verbindenden Dialog setzt. Obwohl jeweils Prozessmanagement, Projektmanagement sowie Informationsmanagement für sich alleine zahlreiche Bücher füllt, findet sich keine Literatur über die Zusammenhänge der Disziplinen. In der gegenständlichen Arbeit wird dieser Zusammenhang aus der Sicht eines Projektmanagers in einem konkreten Bauvorhaben dargestellt, welcher die Projektkoordination zur Errichtung eines Großprojektes zu erfüllen hat. Dadurch soll die Arbeit gleichzeitig einen Leitfaden bzw. ein Handbuch für die Praxis darstellen und auch als wissenschaftliche Grundlage zur Weiterentwicklung dienen. Dieser Arbeit liegt desweiteren die Umsetzung eines datenbankorientierten Projektmanagement Tools zugrunde, welches gängigen Schwachstellen des derzeitigen Informationsmanagements und der Projektkoordination entgegenwirken soll. Die nachstehende, exemplarische Problemstellung zeigt, wie eine grundsätzlich einfache Aufgabenstellung rasch zu einer komplexen Herausforderung in einem Projekt werden kann.