Supporting knowledge processes in TechScreen

Abstract

TechScreen ist ein System, das momentan an der Fakultät für Informatik der TU Wien entworfen und entwickelt wird und das den Wissensaustausch zwischen verschiedenen Benutzergruppen im technischen Umfeld ermöglichen bzw. verbessern soll. In dieser Arbeit wird die Benutzergruppe der Masterstudenten an der Fakultät für Informatik herausgegriffen und für diese Gruppe wird beispielhaft untersucht wie neben dem Wissensaustausch auch ganze Wissensprozesse durch TechScreen unterstützt werden können und wie diese Unterstützung technisch realisiert werden kann. Die Basis der Untersuchung bildet der Prozess der Realisierung einer Diplomarbeit.<br />Eine Analyse der momentanen Situation an der Fakultät bildet die Grundlage für die Entwicklung eines neuen Konzeptes, in welches die Unterstützung des Prozesses "Diplomarbeit schreiben" durch die Onlineplattform TechScreen als integraler Bestandteil mit einfließt. Die Hauptbestandteile des neu entwickelten Konzeptes sind einerseits die Unterstützung der administrativen Abläufe, die während der Durchführung des Prozesses anfallen, und andererseits die automatisierte Veröffentlichung und die Einordnung von (während des Prozesses erstellten) Dokumenten in ein System, das es den Nutzern der Plattform ermöglicht diese einfach aufzufinden und zu benützen. Die Umsetzung des Konzepts erfolgt schließlich durch die Ausarbeitung und Implementierung eines, auf dem CMS Drupal basierenden, Prototyps. Drupal bietet sich aus mehreren Gründen als Basis des Systems an. Zwei davon sind, dass auch TechScreen mithilfe von Drupal entwickelt wird und dass es sehr viele bereits existierende Erweiterungen des Systems aus der Benutzergemeinde gibt, die die Entwicklungszeit erheblich verkürzen können.<br />Zentrale Ergebnisse der Arbeit sind die Erstellung eines sinnvollen und relativ leicht zu adaptierenden Konzeptes und die Entwicklung einer ansprechenden und funktionsfähigen prototypischen Implementierung der gewünschten Erweiterung der Plattform TechScreen.<br />

In these days, where large amounts of data are stored on the internet and this data is available to almost everybody, it is necessary to develop tools that allow for an easy access to it.<br />TechScreen is a system that is currently under development at the Faculty of Informatics at the TU Vienna. The platform is designed to enhance knowledge exchange between and within various user groups in a technical field of interest. One of these user groups is of particular interest to this work: the user group of master students at the Faculty of Informatics. This group is used to exemplarily examine how it might be possible to not only support knowledge exchange, but also complex knowledge processes with the help of the TechScreen system. The basis for this examination is the process of realizing a diploma thesis, as it is to be conducted at the moment by the concerned master students.<br />An analysis of the current situation at the faculty represents the foundation for the development of a new concept. An integral part of this concept is the support for the process of writing a diploma thesis through the online platform TechScreen. Both in the analysis of the old, as well as during the modelling of the new process the concept of Workflow Management plays a key role. It guarantees a consistent and easily understandable representation of the situation. The main components of the new concept are the support of the administrative tasks that occur during the conduction of the process and the automated publication and classification of documents (created during the process) that allows the users of the platform to easily retrieve and use them.<br />Besides the already mentioned Workflow Management, Text Mining and similar techniques constitute the second column to support the new concept.<br />The realization of the concept is based on the development and implementation of a prototype using the Content Management System Drupal. The choice of Drupal can be seen as sensible out of several reasons. Two important of them being that Drupal is also used for the implementation of TechScreen and that there is a big pool of community extensions available for the system which can help to reduce the development time for the prototype.<br />The main results of this work are the elaboration of a sensible and easily adaptable concept for the new system and the development of an appealing and functional prototypical implementation of the desired extension for the TechScreen platform.<br />Although both, the concept and the prototype, have been developed carefully and although they have been checked and tested - and have been able to prove themselves - only the field use in a real university scenario will show if the new system will be accepted by the targeted user group. However, the flexibility of the concept and the implementation, and the benefits the new system holds for all of the participants (students, supervisors, administrators, workflow designers) should guarantee a positive response.<br />