Design and conception of an ERP system for SMEs

Abstract

In der heutigen Geschäftswelt sind "Enterprise Resource Planning" (ERP) Systeme unverzichtbar für größere Unternehmen. ERP Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben in Unternehmen, welche die Verwaltung von Resourcen, den Verkauf, das Warenmanagement, die Personalverwaltung und die Buchhaltung mit einschließen. Da auch kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) von solchen System profitieren können, werden spezielle ERP Systeme für diese entwickelt.<br />Der Hauptunterschied besteht darin, dass ERP Systeme für KMUs eine geringere Komplexität besitzen. Da ungefähr 98% aller Unternehmen in Österreich weniger als 50 Mitarbeiter haben, ist der Markt für entsprechende ERP Systeme groß. Dies trifft auch auf die gesamte Europäische Union (EU) zu. Viele KMUs arbeiten bis heute noch nicht mit ERP Systemen, sondern setzen stattdessen auf Microsoft Excel und verschicken ihre Geschäftsdokumente via e-Mail.<br />Ein weiterer Grund für ein Basis ERP System ist, dass elektronische Rechnungen immer wichtiger werden für KMUs. Größere Unternehmen verwenden elektronische Rechnungen schon seit vielen Jahren, kleineren fehlt es an den technischen Mitteln. Die meisten elektronischen Datenaustauschstandards sind zu komplex und die Software ist zu teuer.<br />Deshalb ist ein günstiger und einfacher Ansatz für den Geschäftsdatenaustausch zwischen KMUs erwünscht. Das TU-Wien Projekt "E-business Registry Permitting Enterprise Liaisons" (ERPEL) erfüllt diese Voraussetzungen. Das Hauptziel von ERPEL ist einerseits Geschäftskunden zu ermöglichen, nach Unternehmen und deren Produkten und Dienstleistungen zu suchen und andererseits die Übertragung von Geschäftsdokumenten (wie Rechnungen, Angeboten, Bestellungen,...) zwischen verschiedenen ERP Systemen zu vereinfachen. Um auch sehr kleine Unternehmen, die noch kein ERP System einsetzen, zu motivieren daran teilzunehmen, wird ein Basis ERP System benötigt. Es wird eine eigene ERP Lösung, welche speziell für das Messaging konzipiert wird, entwickelt, anstatt ein bestehendes Open Source ERP System zu adoptieren.<br />

In today's business world, enterprise resource planning (ERP) systems are essential for larger enterprises to conduct their business.<br />ERP solutions fulfill several tasks in companies, including the management of resources, sales, warehouse, employees, and accounting.<br />Since even small and medium enterprises (SMEs) can gain profits using them, ERP solutions especially for those are developed. The main difference between them is the reduced complexity of ERP software for SMEs. Since about 98% of all Austrian companies have less than 50 employees, the market for appropriate ERP systems is large. Those statistics also apply to the entire European Union. Many SMEs do not work with an ERP system yet, but instead use Microsoft Excel and send business documents via email.<br />Another reason for a basic ERP system is that e-Invoicing is becoming more and more essential for SMEs. Larger enterprises are already using e-Invoicing for many years, but smaller enterprises lack the technical requirements. Most electronic data interchange (EDI) standards are too complex and the software is too expensive. Therefore a cheap and easy to use approach for SMEs to exchange business documents is desirable. The Vienna University of Technology project "`E-business Registry Permitting Enterprise Liaisons"' (ERPEL) fulfills those requirements. In order to motivate even small companies without any ERP system in use to partake, a basic ERP system is needed. A self-made solution is built especially including messaging, instead of adopting an existing open source ERP system.