Planungssystematik für Kommunikationsbereiche in Großunternehmen am Beispiel der Österreichischen Nationalbank

Abstract

Ausgangspunkt für die vorliegende Arbeit war die Tatsache, dass Unternehmen und Arbeitsorganisationen besonders hinsichtlich ihrer Struktur und der Prozesse, aber auch in allen anderen Bereichen des Unternehmens seit der Übergangsphase in die Epoche "Wissenszeitalter" einer rasanten Entwicklung unterworfen sind. Die Prozess- und Strukturänderungen werden im Wandel der Zeit permanent erneuert und den gegebenen Anforderungen angepasst. Aus meiner bereits neunjährigen Erfahrung im Bereich des Strategischen Facility Managements, vor allem im Flächenmanagement und in der Besiedelungsplanung der Oesterreichischen Nationalbank (OeNB) ist auf Grund von laufend zu ändernden Strukturen, Prozessen und Produkten ein Hauptaugenmerk auf den Kommunikations- und Informationsbedarf der einzelnen Tätigkeiten im Unternehmen zu legen. Dieser Kommunikations- und Informationsbedarf definiert letztendlich die Flächenzusammensetzung, den Flächenbedarf, die Qualität der zur Verfügung gestellten Fläche besonders auch durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien (Netzwerkstrukturen, Projektteams, Telekonferenzen, etc.). Hinzu kommen die organisatorische Änderungen der Unternehmensstruktur und neue oder geänderte Arbeitsmethoden (z.B. Tele-Working). Es werden immer häufiger Projekte basierend auf unternehmensintern definierten Prozessen abgewickelt, die eine Zusammensetzung von neuen Arbeitsgruppen verschiedener Abteilungen mit regem Austausch von Wissen erfordern. Die Abarbeitung von immer wiederkehrenden Tätigkeiten in der Sach-bearbeitung wird kontinuierlich weniger. Um diesen Änderungen in der Büroraumnutzung gerecht zu werden, ist die Erarbeitung eines neuen Planungskonzeptes für die Be-siedelung von Arbeitsplätzen und die Bereitstellung eines kommunikationsfördernden bzw. "kommunikationsgerechten" Umfeldes von unternehmensstrategischer Bedeutung. Dabei sollen unternehmensspezifische Prozesse und Tätigkeiten in das Büroraum-konzept integriert werden. Arbeitsprozess- und Informationsabhängigkeiten der einzelnen Abteilungen zueinander sind die Basis für eine effektive Flächennutzung und sollen den "Pfad des Wissenstransportes" regulieren oder unterstützen und letztendlich pro-duktivitätssteigernd wirken. Jede derzeit durchgeführte Bürobesiedelung oder Umsiedelung auf Arbeitsplatzebene ist begründet durch eine definierte Anzahl notwendiger innovativer Prozesse, die eine Informationsnotwendigkeit zur gewissenhaften Durchführung aufweisen. Die Umsetzung des dazu notwendigen Büroraumkonzeptes zur Verrichtung der Tätigkeiten bleibt aus Kosten- und Kulturgründen vieler Unternehmen auf der Strecke. Klassische Büro-strukturen, wie Zellenbüros (eine nach wie vor sehr häufige Büroform), die zumeist als Ein- oder Zweipersonenbüros ausgeführt werden, genügen heutigen Ansprüchen der Prozessumsetzung meist nicht mehr. Die Informationsblockade in der "Zelle" ist vorprogrammiert und erschwert somit die Verrichtung der Tätigkeiten. Insbesondere jene, die weiterführende Information (informationsanfordernden Tätigkeiten) für die Erledigung benötigen. Die Schaffung der Voraussetzungen zur Kommunikationsförderung, Informations-einholung und der hierfür notwendigen Flächen und Räume (virtuelle und reale) ist heute in jedem Unternehmen ein zentraler Erfolgsfaktor. Die Möglichkeit zur Bildung von Netzwerken durch die Mitarbeiter für die effiziente Nutzung der Ressource "Information und Wissen" muss nicht zuletzt durch das zur Verfügung stellen von architektonischer Kommunikationsinfrastruktur im Unternehmen entstehen.<br />Der Kommunikationsbedarf wird aufgrund organisationsinterner Prozesse, Produkte und Tätigkeiten berechnet, der als Basis für die Umsetzung von neuen Bürokonzepten im Zuge einer Neubesiedelung und Bereitstellung von Kommunikationszonen bei bereits bestehenden Büronutzungen herangezogen wird.<br />Darauf aufbauend stellt sich die Forschungsfrage:<br />"Wie viel architektonische Kommunikationsinfrastruktur benötigen Organisationseinheiten eines Unternehmens Bezug nehmend auf die unternehmensinternen Prozesse, Produkte und Projekte?" Im Rahmen dieser Arbeit wird der Begriff architektonisch (architektonische Kommunikationsinfrastruktur) als architektonische Umgestaltung des Bürogebäudes hinsichtlich des Bürokonzeptes definiert.<br />Die Anforderung des Arbeitsbereiches mit der Nutzung Kommunikation wird auf Basis des unternehmensinternen Organisations-modelles und ihrer Wertschöpfungskette analysiert.<br />

My initiative to start working on this paper was the fact that companies have been changing rapidly in several fields over the last periods. Mainly regarding the business structure and work processes to cope new challenges within the transition process in the so called "knowledge age". Processes and structural innovations were constantly redefined and adapted to given requirements. During my nine years of experience in strategic facilities management of the Central Bank of Austria (OeNB) with the focus on space management and relocation planning, I have been constantly confronted with changes of structures, processes and products. In this context effective communication and information flows are key success factors of the business..<br />Communication and information are the fundamental condition for dealing with the area composition, the space requirements and for the quality of the available space. In addition organizational changes in the corporate structure and traditional work schemes (e.g. teleworking) have been renewed or revised. An increasing number of projects are based on company-defined internal processes and require the formation of teams using the knowledge from various departments to enable a lively exchange of views from different educational backgrounds. The number of recurring activities in businesses has been continuously decreasing. These changes are taken into account in management decisions regarding the utilization of office space. This requires the development of a new planning concept. Jobs with a communication-enhancing or communication-friendly environment are therefore of strategic importance to every company.<br />Company-specific processes and activities must be entirely integrated in the office room concept. One of the basic facts of effective space use is the consideration of all interdependent departmental processes and information flows. An active workplace is defined by processes and activities that require information for the scrupulous implementation.<br />The necessary office space concept is unfortunately not adopted for reasons of cost- and cultural aspects. The traditional office structure, such as cellular offices (a common form of office), does not meet today's requirements. The information blockade in the "cell" is inevitable and thus complicates many activities; this concerns especially those who need further information (information requesting activities) for the execution of their tasks is to Creating an environment that fosters communication by providing the space required is one of the key success factor for today's companies. This leads us to the following question:<br />"How much architectural communication infrastructure do organizational units of a company require with reference to the company's internal processes, products and projects?" The resulting architectural communication infrastructure is defined as a qualitative characteristic. This parameter defines the intensity of communication in organizations. It serves as the basis for determining the need for and location of communication zones. There are the standardized infrastructures in enterprise areas, such as kitchenettes, copy areas, seating, etc., which are regarded as communication zones.<br />They are implemented in the form of variant presentations. The formal communication corresponds to the use of existing meeting rooms of the OeNB. These two different factors of communication (formal / informal) are checked for dependencies and compared. The research question will be answered based on scientific knowledge of the importance of formal and informal communicating in institutions, by creating a real model and a planning system. The outcomes of the study will be summarized in a ,ideal concept' which includes references for the department as well as indicators that theoretically demonstrate the measurement of the performance and the knowledge transfer. The communication part of the processes for informal communication is demonstrated quantitatively.<br />This quantity will serve as the source for creating a process-based office concept. It shows how much of individual communication infrastructure for the informal information transmission is required in a company depending on its work activity and performance. Finally the question arises whether the need for communication and information is definable and can be considered in future planning. Apart from the need, the arrangement and configuration of communication areas are of great importance. The effectiveness of the information transfer is not justified only in the number of communication areas, but also in their equipment and location. A further research will examine the dependence of these factors and quantify the appropriate "communication performance (KoL)".