The diversity and penetration of EDI in Austria : an empirical analysis

Abstract

Electronic Data Interchange (EDI) wird seit Jahrzehnten für den automatisierten business-to- business (B2B) Handel verwendet. Dennoch ist EDI noch immer eine der brisantesten Herausforderungen der heutigen Geschäftswelt.<br />Diese Diplomarbeit untersucht reale Phänomene von EDI in österreichischen Organisationen. Die Forschungsfrage konzentriert sich auf die Vielfältigkeit und Durchdringung von EDI. Dazu gehören Gründe für und gegen den Einsatz von EDI, der Anteil von EDI an Geschäftstransaktionen und die Adaptierung zwischen der internen Ablauforganisation, dem Enterprise Resource Planning (ERP)-System und EDI.<br />Die Ergebnisse dieser Diplomarbeit basieren auf statistischen Analysen einer empirischen Umfrage unter 227 österreichischen Unternehmen. Davon verwendeten 103 Unternehmen EDI, was einem Anteil von 45,4% entspricht. 75,2% der Unternehmen, die über ein ERP-System verfügten, verwendeten auch EDI.<br />Die Ergebnisse der Umfrage zeigten, dass die Größe und das ERP-System eines Unternehmens einen Einfluss auf die Verbreitung von EDI hatten.<br />Darüber hinaus wurde festgestellt, dass die Verwendung eines trennzeichen-basierten EDI-Standards oder eines eXtensible Markup Language (XML)-basierten EDI-Standards durch die geographische Größe des Absatzmarkts, das ERP-System, die Anzahl an EDI-Partnern, die Anzahl an gesendeten EDI-Nachrichten und durch wettbewerbspolitische Gründe beeinflusst wurde.<br />Des Weiteren ergab die Umfrage, dass Nicht-Anwender von EDI, eher strategische als technische oder finanzielle Bedenken gegenüber EDI hatten. EDI wurde hauptsächlich wegen Kosten- und Zeitersparnis sowie zur Stärkung der Wettbewerbsposition eingesetzt. Die automatische Weiterleitung von eingehenden EDI-Nachrichten zu den entsprechenden Geschäftsbereichen wurde von 90% der Unternehmen umgesetzt. Allerdings berichtete jedes zweite Unternehmen von notwendigen manuellen Eingriffen aufgrund von Problemen bei der EDI-Verarbeitung.<br />

Electronic Data Interchange (EDI) has been used for decades for automated business-to-business (B2B) trading of goods and services between companies. However, EDI is still one of the key challenges of today's businesses. There are several reasons for EDI adoption or EDI non-adoption. While EDI leads to many benefits for a firm, also various drawbacks come into existence. A large variety of delimiter-based and eXtensible Markup Language (XML)-based EDI standards makes it difficult for enterprises to decide which standard to use. This decision is influenced by several factors, such as the company's industry sector or the company's trading partners. In addition, the used Enterprise Resource Planning (ERP) system plays a relevant part of well integrated EDI.<br />The purpose of this thesis was to examine real-world phenomena of EDI that appear in organizations in Austria. The research question this thesis aims to solve focuses on the diversity and penetration of EDI, including reasons for and against EDI adoption, EDI's share on business transactions, and the adaption between the company's internal operational structure, the ERP system, and EDI.<br />The findings of this thesis are based on statistical analyses of surveyed data from an empirical study of 227 companies in Austria. Of these, 103 companies used EDI, which represents an EDI penetration of 45.4% across all participants. 75.2% of the companies that used an ERP system also adopted EDI.<br />The results indicate that the size and the ERP system of a company have an influence on the EDI penetration. Moreover, it was found that the use of either a delimiter-based EDI standard or an XML-based EDI standards was influenced by the geographical size of the company's supplied market, the ERP system, the number of EDI partners, the number of sent EDI messages, and competitive reasons.<br />Furthermore, the results of the study revealed that EDI non-adopters had rather strategic than technical or financial concerns about EDI introduction. Additionally, the results indicated that EDI was mainly adopted because of cost and time savings as well as to reinforce the competitive position. 76.6% of the EDI adopters introduced EDI to meet the needs of their business partners.<br />90% of the companies fully automated forwarding of incoming EDI messages to concerning business applications. However, every second company reported manual interaction caused by problems with EDI processing.