Schulung und Untersuchung der Benutzerakzeptanz eines webbasierten Workflow-Management-Systems

Abstract

Diese Arbeit befasst sich mit dem Problem, dass Arbeitsabläufe in Softwareerzeugenden Organisationen oft immer komplexer werden. Um diese komplexen Arbeitsabläufe zu bewältigen, wurde ein Workflow-Management-System (WMS) entworfen und implementiert. Ziel des WMS ist es, die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit aktiv zu unterstützen und den Arbeitsaufwand sogar zu reduzieren. Damit das WMS optimal eingesetzt werden kann, ist eine ausführliche Schulung der Anwender unumgänglich.<br />Diese Arbeit zeigt auf, wie den Anwendern die Funktionen des Workflow-Management-Systems nähergebracht werden können, so dass diese das System effizient nutzen können. Es werden die betriebliche Weiterbildung betrachtet und verschiedene Vorgehensweisen für Schulungen erläutert. Anhand des Fallbeispiels einer IT-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens wird ein Konzept für eine auf Blended Learning basierende Schulung vorgestellt.<br />Im Zuge der Einführung des Workflow-Management-Systems in der Organisation konnten Zuständigkeiten klar definiert, Grobabläufe für Prozesse vorgegeben und die Erstellung einer ausführlichen Dokumentation zu den Prozessen veranlasst werden. Weiters wurden die Anwender mit Hilfe von Anwenderschulungen auf die Arbeit mit dem WMS vorbereitet. Als Abschluss der Arbeit wurde ein Fragebogen entworfen, mit Hilfe dessen die Benutzerakzeptanz untersucht und die Funktionen des WMS selbst evaluiert wurden.<br />

This diploma thesis deals with the problem that workflows of software developing organisations are getting more and more complicated.<br />In order to manage these complicated workflows a Workflow-Management-System (WMS) was designed and implemented. It puts a particular stress on supporting users at their daily work in a way that makes them do their work faster or at a higher quality respectively. To reach this goal a detailed training course for the users is essential.<br />This diploma thesis shows how to give the users an understanding of the functions of the WMS with the goal that the users are able to apply the system in an efficient way. On-the-job-training is presented and different types of training courses are explained. Based on the case study of the IT-Department of a medium-sized organisation a concept for a training course focusing on blended learning is presented.<br />In the course of the implementation of the workflow-management-system at the organisation responsibilities and rough process structures were defined and an exhaustive documentation of the processes was established. Furthermore users participated in training courses which prepared them for the work with the WMS.<br />Finally an evaluation based on a self designed questionnaire and focusing on the user acceptance was carried out.