Analyse und Konzeption eines innovativen Kollaborationssoftware-Frameworks zur Unterstützung von optimierten Geschäftsprozessen in KMU

Abstract

Unternehmen stellen sich heute täglich den Herausforderungen des globalen Wettbewerbs. Prozesse werden immer komplexer, dynamischer und stärker ausdifferenziert. In sozialer Hinsicht führen diese Gegebenheiten zu Anpassungen in der Art der Zusammenarbeit. Ein Prozess kann häufig nicht mehr nur an einem einzigen Ort abgewickelt werden, auch Teams teilen sich auf unterschiedliche Regionen und Länder auf. Es entstehen räumliche und zeitliche Barrieren, denen aus kollaborativer Sicht begegnet werden muss. Diese neuen und sich entwickelnden Anforderungen können mittels Groupware erfüllt werden.<br />Im Rahmen dieser Arbeit wird untersucht, welche Anforderungen ein Kollaborationssoftware-Framework erfüllen muss, um repräsentative Geschäftsprozesse für KMU mittels Groupware realisieren zu können. Dazu werden wissenschaftliche Grundlagen des Terminus Groupware als auch der Anforderungsperspektive von Unternehmen auf das Thema gruppenbasierte Zusammenarbeit erarbeitet. Aufbauend werden repräsentative Geschäftsprozesse modelliert und analysiert. Die repräsentativ für Kollaboration in KMU modellierten Geschäftsprozesse betreffen Urlaubsmanagement, Identifikation von Know-How Trägern, synchrone und asynchrone Kommunikation, verteilte Zusammenarbeit an einem Projekt und die Allokation von Human Resource.<br />Sie können kommunikativen-, koordinativen- und kooperativen Prozesstypen zugeordnet werden.<br />Diese Geschäftsprozesse werden durch Business Process Reengineering (BPR) neu modelliert, wobei die Möglichkeiten von innovativen Groupware-Lösungen integriert werden. Im SOLL-Zustand kommunikativer Prozesse werden Konzepte wie Awareness und digitale Werkzeuge genutzt, um es Mitarbeitern zu gestatten, ihre Anwesenheit und Verfügbarkeit zu kommunizieren und Meetings interaktiver zu gestalten. Bei koordinativen Prozessen wird der Fokus hin auf die Automatisierung von Workflows gelegt. Die Verwaltung von Informationen und Status soll gekapselt werden, während kooperative Prozesse durch die Schaffung von gemeinsamen und zentralen Datengrundlagen verbessert werden, die helfen, Konsistenz zu wahren und Redundanz zu vermeiden.<br />Nachfolgend zu dem BPR werden ein Software-Screening und eine Software-Evaluierung durchgeführt, um das best geeignete Software-Paket für die Umsetzung der identifizierten Prozesse anhand eines Kriterienkatalogs auszuwählen. Die ausgewählten heterogenen Software-Module werden im Framework logisch gekapselt und entfalten als Gesamtprodukt ihre kollaborative Wirkung.<br />Ergebnis dieser Arbeit ist ein in KMU einsetzbares, universales Kollaborationssoftware-Framework, das globale Zusammenarbeit substantiell optimiert und einen gesteigerten und für Unternehmen verwertbaren Nutzen begründet. Das entstehende Framework eignet sich für kostenbewusste KMU, die moderne Kollaborations-Software einsetzen wollen, um innovative Kommunikationsformen als Anpassungsschritt an heutige Herausforderungen zu nützen.<br />

These days companies daily face the challenges of global competition. Processes are increasingly complex, dynamic and distinctive. With regard to social aspects, these circumstances require adaptations in terms of cooperation. Frequently, a process can not be handled in one single site anymore, also teams are more often allocated in different countries. Spatial and temporal barriers lead teams to new challenges. These new and evolving requirements of cooperation can be encountered, from an IT point of view, with groupware.<br />This master thesis deals with the question of which requirements a collaboration software framework has to meet, in order to realize representative business processes for small and medium-sized enterprises (SME) using groupware. In a first step a scientific basis of the term groupware and the requirement of companies to the topic cooperation will be elaborated. Based on this representative business processes will be modelled and analyzed. The representative and for collaboration purposes in SME created business processes concern a holiday management, identification of know-how carrier, synchronous and asynchronous communication, distributed collaboration within a project and allocation of human resource. These processes can be classified into communicative-, collaborative-, and coordinative business process types.<br />The business processes will be reengineered by Business Process Reengineering (BPR), integrating innovative groupware solutions. In the target state communicative processes will use concepts as Awareness and digital tools in order to allow users to communicate their availability and to perform meetings in a more interactive way. Coordinative processes will focus on the automation of workflows. The administration of information and states should be encapsulated. Cooperative processes will provide central and public data storing, which will help to keep the consistency and to avoid redundancy.<br />The reorganized processes will be realized by adequate software. The decision which software matches the requirements is based on a software screening and a software evaluation. The selected software is logically encapsulated in a framework and develops its full collaboration effects as a whole.<br />Result of this master thesis is a universal, in SME applicable, collaboration software framework for representative business processes that leads to a substantial optimization of cooperation and the enhancement of benefit in companies. The emerging collaboration software framework is suitable for cost conscious SME's which want to improve the quality of collaboration.<br />