Work practices with paper-based and electronic documentation systems : case studies in an oncology setting

Abstract

This thesis deals with the interrelation of documentation systems and work practices in hospitals. Computerized documentation systems or electronic patient record systems are increasingly introduced into health care to enhance integrated care, cost efficiency, and control, as well as to provide a broad data base for clinical research.<br />However, as studies show, the systems often do not live up to these expectations; many projects that aim at standardized solutions for a wide range of hospitals and other institutions fail.<br />Researchers in the field of computer supported cooperative work (CSCW) have shown how different modes of documentation are instrumental or problematic in the accomplishment of health care work. It is argued here that to design useful systems local work practices have to be taken into account, i.e. the needs of doctors and nurses in the daily work of caring for patients. The problem is further complicated by the fact that the requirements vary for different medical disciplines, professional groups, and organizational settings.<br />This thesis reports on case studies that have been carried out within the 'ACTion for Health' programme. In-depth ethnographic studies of work practices have been performed in three oncology clinics that are part of the same association of hospitals. A comparative analysis across sites is provided that takes into account local settings in terms of premises, resources, and organization. While at two of the clinics paper-based documentation is still used, the third one has a computerized system that has been in use for more than ten years. The work practices as well as the affordances and problems of the paper-based and computerized documentation systems are analyzed in regard to the specific demands of an oncology setting. Special emphasis is put on the administration of routine procedures, the overview of a patient's trajectory, and the management of the workflow.<br />

Diese Arbeit beschäftigt sich anhand von Fallstudien mit dem Einsatz unterschiedlicher Dokumentationssysteme in Krankenhäusern.<br />Zunehmend werden hier Computersysteme verwendet, die über die Erfassung grundlegender administrativer Daten hinausgehen. Erwartet werden erhöhte Transparenz, Datenaustausch zwischen Institutionen und Kosteneinsparungen.<br />Ausgangspunkt der vorliegenden Arbeit ist, dass sich mit dem Einsatz des Computers sowohl die Darstellungs- und Zugriffsmöglichkeiten von bzw.<br />auf Daten als auch die Arbeitsabläufe verändern, zum Beispiel in Hinblick auf Mechanismen der Kooperation. Es ist daher wichtig, bei der Einführung neuer Dokumentationssysteme lokal entwickelte Arbeitspraktiken zu berücksichtigen. Es wird damit an Erfahrungen aus dem Bereich 'computer supported cooperative work' (CSCW) angeschlossen.<br />Ethnographische Untersuchungen zeigen, wie verschiedene Systeme der Dokumentation Arbeitspraxis unterstützen bzw. welche Probleme sich jeweils ergeben. Beachtet werden müssen außerdem die unterschiedlichen Bedürfnisse der verschiedenen medizinischen Disziplinen, Berufsgruppen und lokalen Organisationen.<br />Die Fallstudien wurden im Rahmen des Projekts 'ACTion for Health' durchgeführt. Sie sollen einen Beitrag liefern zum Verständnis des Zusammenhangs von Dokumentationssystemen und Arbeitspraxis. Es werden drei onkologische Abteilungen vergleichend analysiert. Sie sind Teil eines städtischen Verbandes von Krankenhäusern. Zwei der Abteilungen verwenden papierbasierte Systeme, während an der dritten Abteilung ein Computersystem eingesetzt wird, das seit mehr als zehn Jahren in Verwendung ist. Eingegangen wird insbesondere auf spezielle Anforderungen, die sich für die Onkologie ergeben: an die Abwicklung von Routinetätigkeiten, an den Überblick über lange PatientInnengeschichten und an die Abwicklung der täglichen Aufgaben.