Wirtschaftliche Prozessautomatisierung: Eine Methode zur Auswahl geeigneter Geschäftsprozesse für eine gewinnbringende Automatisierung mittels Workflow Management Systeme

Abstract

Die Workflow Technologie verspricht eine Steigerung der Effektivität von Geschäfts-prozessen durch Automatisierung. Diese Technologie ist weit verbreitet, jedoch übersteigen die hohen Kosten oftmals den erwarteten Nutzen. Zu Beginn starten viele Unternehmen mit einer Toolevaluierung eines Workflow Management Systems. Dabei wird aber selten auf die zu automatisierenden Geschäftsprozesse eingegangen. Eine methodisch fundierte Selektion von Prozessen, die für eine Automatisierung mittels Workflow Management Systemen geeignet sind, wird nicht durchgeführt. Es werden Prozesse ausgewählt und automatisiert, deren Prozessstruktur nicht automatisierbar ist und/oder die keine strategischen oder operativen Wert für das Unternehmen besitzen. Wenn geeignete Geschäftsprozesse für eine Automatisierung ausgewählt werden, ist es notwendig, die geplante Investition in diese Automatisierung mittels Wirtschaftlichkeitsanalyse noch vor Implementierungsbeginn zu rechtfertigen. Diese Vorgehensweise wird von den betroffenen Unternehmen selten gewählt. Dies wird weiters erschwert, da eine methodische Aufbereitung dieses Vorgehens nur unzureichend existent ist.<br />In dieser Arbeit wird eine Methode entwickelt, welche die Planungsphase einer Au-tomatisierung von Geschäftsprozessen mittels Workflow Management Systemen unterstützt. Diese Methode beinhaltet drei Module:<br />die Auswahl geeigneter Geschäftsprozesse für eine Automatisierung mit Workflow Management Systemen (Modul 1), die Auswahl eines geeigneten Workflow Management Systems (Modul 2) und die Wirtschaftlichkeitsanalyse der geplanten Investition (Modul 3). Das erste Modul, die Auswahl geeigneter Geschäftsprozesse, wird durch eine Be-wertung der Automatisierbarkeit, des ökonomischen Potentials einer Automatisierung und deren organisatorischer Nutzenfaktoren mittels Nutzwertanalyse ermöglicht. Das Ergebnis dieses Bewertungsmodells wird in ein Geschäftsprozess-Automatisierungs-Portfolio übergeleitet, anhand dessen eine Auswahl an geeigneten Geschäftsprozessen für eine Automatisierung erfolgen kann. Die Auswahl eines geeigneten Workflow Management Systems, welches die zuvor ausgewählten Geschäftsprozesse optimal unterstützt, wird im zweiten Modul präsentiert. Das Auswahlverfahren stützt sich auf einen Kriterienkatalog, der den Eignungsbereich, die Funktionalitäten, die Architektur, die Integrationsmöglichkeiten, die Robustheit, die Zukunftssicherheit als auch allgemeine Belange des Workflow Management Systems überprüft. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse der ausgewählten Prozesse ist Inhalt des dritten Mo-duls, welche aufgrund der ausgewählten Prozesse aus dem ersten Modul und dem ausgewählten Workflow Management System im zweiten Modul folgt. Diese Wirt-schaftlichkeitsanalyse basiert auf vereinfachten und messbaren Leistungsparameter, welche eine greifbare Berechnung der Kosten und der quantitativen Nutzenfaktoren ermöglicht. Um eine gesamthafte Entscheidungsfindung zu ermöglichen, werden neben der Kosten-Nutzen-Relation auch qualitative Nutzenfaktoren in die Entscheidung eingebracht.<br />Langjährige praktische Erfahrung mit der Implementierung und dem Betrieb von Workflow Management reicherten die Entwicklung der Methode an. Die gesamte Methode konnte erfolgreich in einem IT-Unternehmen eines Bankenkonzerns angewendet werden.<br />

Workflow technology promises an increase in efficiency in the execution of business processes. The technology is widely accepted, but often the high costs exceed the promised benefits. Most companies perform an evaluation of workflow management systems (WFMS) tools before selecting their tool of choice. However, they usually do not carefully select the business processes for automation by WFMS. Accordingly, they choose processes that have an inappropriate structure for automation and/or that are of less strategic and operational relevance. Even if appropriate processes are selected, it is of great importance to justify the planned investments into WFMS support by a profitability analysis before starting the implementation. This is rarely performed by any company. Further no adequate procedure for selecting the right business processes exists.<br />In this thesis a framework for the planning phase of the support of business proc-esses by WFMS is presented. This framework covers all three main modules: selec-tion of appropriate business processes (module 1), the selection of an appropriate WFMS (module 2), and the calculation of the profitability of the planned investment (module 3). The first module, the selection of appropriate business processes, is based on a multi factor analysis of technical, economic and organizational criteria leading to a process-automation-portfolio enabling the selection of appropriate business processes. The WFMS selection in the second module is based on a criteria catalogue covering aspects of functionality, architecture, integration, robustness, and secured prospects. The profitability analysis in the third module is based on the selected business proc-esses of module 1 and the chosen WFMS of module 2. This analysis is predicted on simple measurable performance indicators that consider the tangible calculation of costs as well as the quantitative and qualitative benefits. Long time practical experience in implementing and operating workflow management supported the design of the framework. The presented framework has been successfully used in the IT company of a banking corporation.<br />