Organisationsübergreifende IT-Harmonisierung mittels Outsourcing am Beispiel Aktenmanagement in der österreichischen Bundesverwaltung

Abstract

Die Arbeit behandelt die organisationsübergreifende Harmonisierung von Informationstechnologie mittels Outsourcing. Unter organisationsübergreifender IT-Harmonisierung wird die Einigung vormals getrennt voneinander agierender Organisationen auf eine gemeinsame IT-Lösung für einen bestimmten Geschäftsbereich und deren Umsetzung verstanden. Derart ursprünglich getrennt und redundant wirkende Einheiten können in Konzernstrukturen und auch im öffentlichen Sektor gefunden werden. Die vorliegende Arbeit basiert auf einer österreichischen Fallstudie des elektronischen Aktes im Bund (ELAK), in welcher ein derartiges Vorhaben umgesetzt wurde. Spezifisch für den ELAK ist, dass im Rahmen der Neugestaltung und Konsolidierung des Aktenmanagements ein Outsourcing des Projektes und des nachfolgenden IT-Betriebes vorgenommen wurde. Die Kombination der organisationsübergreifenden Integration von IT-Lösungen mit dem strategischen Prozess eines Outsourcings ist das Leitthema der Arbeit.<br />Ziel ist die Erarbeitung eines verallgemeinerten Vorgehensmodells, welches hilft, strategische und strukturelle Fragestellungen beim Outsourcing während eines IT-Integrationsprozesses zu evaluieren. Das Modell umfasst in einem ersten Schritt die Erstellung von Vorgaben.<br />Darunter fallen die Zieldefinition für die Evaluierung des Outsourcings, das Risiko-Rating einer Auslagerung und die Erstellung von standardisierten Qualitätsvorgaben unter allen potenziellen Integrationspartnern. Kernpunkt des Modells ist die Findung jener Leistungsarten des Betriebes, die durch Auslagerung eine positive Wirkung auf einen organisationsübergreifenden Betrieb haben. Der Schritt umfasst die eingehende Analyse der kommerziellen Synergien und auch die Wahl der geeigneten Sourcing-Form. Als weitere Bewertungspunkte behandelt das Modell die Wahl zwischen Individualsoftware und Kaufsoftware für die gemeinsame Lösung und die Entscheidung über das Outsourcing der Projektabwicklung in der Harmonisierungs¬umsetzung. Die einzelnen Schritte werden im Vorgehensmodell unter Berück¬sichtigung der Abhängigkeiten in die richtige Reihenfolge der Abwicklung gebracht. Die Charakteristika einer IT-Integration stehen dabei im Vordergrund. In einem weiteren Abschnitt wird das vom ELAK abgeleitete Modell mit Erkenntnissen aus zusätzlichen sechs themenbezogenen Fallbeispielen ergänzt, die zu fünf daraus abgeleiteten Thesen führen. Die Fallstudien behandeln den Schritt der Synergie¬findung bei IT-Zusammenführung unterschiedlicher Organisationen im Detail. Eine Kernthese ist dabei, dass ausreichend Synergien nur dort eintreten, wo die IT ähnliche Geschäftsprozesse unterstützt. Nur dann ist auch eine Synergie auf der Anwendungsebene möglich, die zusätzlich neben den Applikationssynergien auch die Infrastrukturkosten reduziert.<br />Die Arbeit schließt mit einem Ausblick auf mögliche weiterführende Forschungs¬arbeiten zum Thema.

The paper deals with cross-organizational harmonization of information technology with the use of outsourcing. The term cross-organizational IT harmonization describes the agreement on a common IT solution for a specific business process of former separately acting organizations. Such a situation may happen in conglomerates but also in the public sector. The paper is based on a case study in the Austrian Federation called ELAK. ELAK is the implementation of a uniform IT-solution for records management in the Austrian ministries. It is specific for ELAK that together with the renewal and consolidation of records management the project work and the IT-operation has been outsourced. The combination of cross-organizational IT-integration with the strategic mean of outsourcing is the core topic of the work at hand.<br />The objective is the development of a general model supporting the evaluation in the structural and strategic steps of IT-outsourcing in an integration process. The first part of the model creates the input for further steps. This includes the goal definition for the outsourcing evaluation, the risk rating of outsourcing and the development of standardized quality requirements among all potential integration partners. The main part of the model is the extraction of those services which have a positive impact on the cross-organizational operation when outsourced. This step comprehends the detailed analysis of commercial synergies and the choice between appropriate sourcing alternatives. Further evaluation steps are the decision between individual and purchased software of the joint IT-solution and the outsourcing selection of the implementation project.<br />The different steps are ordered in the model taken into account the dependencies between the steps. The characteristics of IT integration are foregrounded. In a following section of the paper the ELAK derived model is enhanced with the results of additional six related case studies. Five theses are extracted from these further examples. The case studies concentrate on the synergy calculation step in a detailed way. The most important finding is that sufficient synergies are only possible if similar business processes are supported by IT so synergies can be found on application level. Consolidation on application level also helps to gather additional synergies on infrastructure level.<br />The paper closes with a suggestion of possible further research in this topic.<br />