Analyse der Rahmenbedingungen im Umfeld der ELAK-unterstützten Verwaltung hinsichtlich der rechtlichen Anforderungen sowie Erstellung eines Kriterienkataloges zu deren Erfüllung

Abstract

Bereits in allen Bundesministerien wird die operative Arbeit in durchgehend elektronisch geführten Aktenbearbeitungssystemen erledigt, wodurch erhebliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erreicht werden konnten. Auch die Bundesländer arbeiten intensiv an der Umstellung vom herkömmlichen Papierakt auf den ausschließlich elektronisch geführten Akt (ELAK =Elektronischer Akt). Nun zeichnet sich ab, dass auch immer mehr Gemeinden an der Einführung des ELAKs interessiert sind bzw bereits konkrete Projekte in diese Richtung anstreben. Auf Grund der bundesstaatlichen Organisation Österreichs kommt eine Vielzahl von Normen zur Anwendung, wobei diese sowohl in Bundes- als auch Landesgesetzen sowie bestimmten Verordnungen und Erlässen vorzufinden sind. Dadurch stellt sich in der Praxis bei der Umsetzung solcher Projekte für IT-Experten das Problem, alle relevanten Vorschriften zu identifizieren, richtig zu verstehen und technisch korrekt umzusetzen bzw abzubilden. Auch die juristischen Formulierungen führen in Technikerkreisen nicht selten zu Verständnisproblemen.<br />Ziel dieser Arbeit ist die Sammlung und Aufbereitung aller relevanten Rechtsvorschriften, welche im Zuge der Realisierung einer ELAK-unterstützten Verwaltungsumgebung für eine Behörde einschlägig werden. Es sollen sämtliche relevanten Gesetze und Verordnungen erläutert und ein Grundverständnis der rechtlichen Anforderungen zur Umsetzung in technische Lösungen gegeben werden. Da sich diese Rechtsvorschriften sehr verstreut in den Normen wieder finden bzw gänzlich nur aus der gesamten Rechtsordnung abgeleitet werden können, werden diese Anforderungen übersichtlich und komprimiert in einem Kriterienkatalog zusammengefasst, welcher einen kompakten Überblick über sämtliche rechtlichen Anforderungen an ein ELAK-System geben soll. Damit wird gewährleistet, dass jedenfalls sämtliche rechtlichen Problembereiche als solche erkannt werden und gegebenenfalls Experten des entsprechenden Rechtsgebietes konsultiert werden können. Durch diese Arbeit soll erreicht werden, sämtlichen auch kleineren Gemeinden, für welche es finanziell nicht tragbar wäre, durchgehend rechtlichen Expertenbeistand zu stellen, eine Arbeitsgrundlage zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen bei der Einführung von ELAK-Systemen zu bieten.<br />Im Mittelpunkt dieser Arbeit stehen somit sämtliche rechtlichen Anforderungen an die IT-unterstützte verwaltungsbehördliche Ablauforganisation von Bundes-, Landes- und Gemeindebehörden. Diese Anforderungen werden im Anschluss an deren Erläuterung in textlicher Form in einem Kriterienkatalog übersichtlich kategorisiert und unter Angabe der Fundstelle in den Rechtsvorschriften dargestellt.<br />

In all federal ministries the electronic act already has been introduced and therefore the whole operative work is done in a continuous electronically controlled act treatment system by which considerable efficiency increases and cost savings could be reached.<br />Also the federal states intensely work on the conversion from the conventional paper act to the exclusively electronically processed act (ELAK =electronic act). Now more and more municipalities are interested in the introduction of the ELAK or already plan such projects. Because of the federal organisation of Austria a huge number of acts are applicable and these are to be found in federal laws or federal state laws as well as in certain orders and decrees. By designing the application IT experts are confronted with the problem to identify all relevant regulations, to understand them properly and to convert them correctly into technical solutions. Also the juridical formulations often lead in engineer's circles to problems in their understanding.<br />The aim of this work is the collection of all relevant juridical regulations which become applicable in the realisation of ELAK-supported authority's administrative environment. All relevant acts and orders will be explained and a basic understanding of the juridical requirements concerning the conversion into technical solutions are given. Because these regulations are scattered in many acts or can only be derived from the whole legal system, this paper aims to collect and compress all these legal requirements summarised in a criterion catalogue which will give a compact overview about all juridical requirements for such an ELAK system. Therefore this catalogue will guarantee, that all juridical problem areas can be identified and if necessary experts could be consulted. The aim of this paper is to offer a working basis for the fulfilment of these juridical requirements in ELAK projects, so that smaller municipalities are able to realize such projects without continuous juridical expert's assistance as well.<br />The core intention of this work is to present all juridical requirements for the IT-supported administration of federal authorities, federal state authorities or local authorities. These requirements will be clearly categorised in textual form and are shown in a criterion catalogue to give an overview about the applicable acts. In this catalogue all those requirements will be summarized and presented as a checklist to guarantee their fulfilment.<br />