Management decision support for IT project portfolio selection

Abstract

Design eines integrierten, entscheidungsunterstützenden Systems für eine transparente und effektive IT-Projektportfolioauswahl mit besonderem Augenmerk auf die Bedürfnisse öffentlicher Institutionen unter Verwendung des Fallbeispiels Abteilung Informationstechnik der Südtiroler Landesverwaltung.<br />Bei steigender Größe, Komplexität, und zunehmendem Öffentlichkeitscharakter vieler Unternehmen und Organisationen gewinnt die Notwendigkeit klarer, konsistenter Entscheidungsprozesse und -methoden auch bei der IT-Projektauswahl stetig an Bedeutung. Für die vorliegende Studie wurden nun erstmals die in der wissenschaftlichen Literatur für Teilbereiche des Problems bereits bekannten Lösungsansätze zusammengetragen, untersucht, im Lichte der Aufgabenstellung bewertet und zu einem gesamtheitlichen Lösungsansatz integriert. Es wurde ein entscheidungsunterstützendes System erarbeitet, welches es ermöglicht angedachte und geplante Projekte und deren Auswirkungen nach einheitlichen und möglichst weit gefächerten Kriterien zu bewerten, zu vergleichen und zu reihen um dem Vorstand / der Politik so eine transparente und verständliche Handreichung für Entscheidungen zu geben. Im Rahmen dieser Studie konnten insbesondere zwei Dinge gezeigt werden:<br />1. Es ist möglich den Projektportfolioauswahlprozess so zu strukturieren, dass die Teilprobleme überschaubar und weitgehend mit gängigen Methoden lösbar werden. Diese Methoden lassen sich so orchestrieren, dass daraus ein durchgängiges Gesamtsystem entstehen kann, das in der Lage ist alle relevanten Aspekte angemessen zu berücksichtigen.<br />2. Jeder Projektauswahl geht zwangsläufig eine Projektbewertung voraus, wenn man den Auswahlprozess objektivieren und sich auf Auswahlkriterien stützen will. Damit stellt sich die Frage nach dem Referenzrahmen.<br />Dieser konnte klar in den Zielen der Organisation oder des Unternehmens identifiziert werden. In diesem Zusammenhang wurde ein Vorschlag für eine neue Methode der Projektevaluation entwickelt.<br />

Design of an integrated decision support system for a transparent and effective IT project portfolio selection with a focus on public administration using as a case study the department for information technology of the South Tyrolean public administration.<br />The bigger, more complex and more public companies and organizations get, the stronger the necessity for clear, consistent decision making processes and methods for IT project selection becomes. The present study started by collecting for the first time systematically scientific literature about known methods of resolution which are already available for parts of the problem. It then analysed and evaluated them in the light of the question and integrated them into an overall solution. In this way, a complete decision support system has been designed which makes it possible to evaluate project ideas, planned projects and their consequences according to a wide range of consistent criteria, to compare and to rank them in order to give the management board / the politicians a transparent and easy to understand assessment for their decisions.<br />This study led in particular to two important insights:<br />1. It is possible to structure the project portfolio selection process in such a way that the different parts of the problem become manageable and can be mostly solved with known methods. The different methods can be orchestrated in order to form an overall system which is able to address and handle all relevant aspects properly. 2. Each project selection is inevitably preceded by a project evaluation, if we want to achieve an objective selection process and base our decisions on clear selection criteria. Therefore the question of the framework of reference arises. This could be clearly identified with the goals of the organization / company. A proposal for a new way of project evaluation has been developed.<br />