Process-Aware Information Systems: a Checklist to Support the Implementation Process

Abstract

Geschäftsprozesse sind das Kernstück von Unternehmen, da sie sich direkt auf den Erfolg ihrer Produkte und Dienstleistungen auswirken. Um die Optimierung von Geschäftsprozessen im Rahmen der Managementdisziplin Geschäftsprozessmanagement effizienter zu gestalten, können Unternehmen sogenannte prozessgestützte Informationssysteme einführen, um den menschlichen Aufwand zu verringern und die Produktivität, Konsistenz und Effizienz zu steigern. Da Unternehmen häufig bei der erfolgreichen Einführung von solchen prozessgestützten Informationssystemen scheitern, werden in dieser Arbeit kritische Erfolgsfaktoren, Herausforderungen und Implementierungsstrategien im Kontext des Einführungsprozesses von solchen Informationssystemen untersucht. Durch eine umfassende Analyse konsolidiert diese Arbeit relevante Faktoren und Herausforderungen, die das Ergebnis von Einführungsprojekten von prozessgestützten Informationssystemen beeinflussen. Zusätzlich wird eine Checkliste entwickelt, welche den Einführungsprozess von solchen Informationssystemen in Unternehmen unterstützen soll. Die Checkliste umfasst das Zusammenspiel zwischen identifizierten relevanten Faktoren und sequenziellen Schritten, die während des Einführungsprozesses durchgeführt werden, und hebt somit die relevanten Faktoren in jeder Phase der Implementierung hervor. Damit zielt die entwickelte Checkliste darauf ab, die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Einführung von prozessgestützten Informationssystemen zu erhöhen, indem sie sich auf kritische Bereiche wie das Change Management, die Prozessoptimierung, die Einbeziehung von Interessengruppen und die technologische Integration konzentriert. Die Ergebnisse dieser Arbeit bieten Einblicke in den Adoptionsprozess von prozessgestützten Informationssystemen und bieten Potenziale für zukünftige Forschung, um die Implikationen für praktische Adoptionsprojekte weiter zu untersuchen. Gleichzeitig eröffnet die Arbeit Potentiale, die abgeleitete Checkliste weiter zu verfeinern.

Business process are core assets of organisations as they directly affect the success of their products and services. To streamline the optimisation of business processes within the management discipline of Business Process Management (BPM), companies can implement a Process-Aware Information System (PAIS) to reduce human effort, and increase productivity, consistency, and efficiency. As organisations often fail in the successful adoption of Process-Aware Information Systems (PAISs), this thesis explores critical success factors, challenges, and implementation strategies associated with the adoption process of PAISs. Through a Systematic Literature Review (SLR), this research consolidates relevant factors, and challenges that influence the outcome of PAIS adoption projects. Additionally, a multipurpose checklist foundation is developed to support the adoption process of PAIS within companies. The checklist foundation encompasses the interplay between the identified relevant factors and the sequential steps carried out during the adoption process, and as such, the checklist foundation highlights relevant factors at each stage of implementation. With that, the developed checklist foundation aims at enhancing the likelihood of successful deployment of PAISs by focusing on critical areas such as change management, process optimisation, stakeholder involvement, and technological integration. The findings of this thesis offer profound insights into the adoption process of PAISs and provide potentials for future research to further investigate the implications for practical adoption projects, and at the same time offers potentials to further refine the derived checklist foundation.