Analyse und Verbesserung des Angebotserstellungsprozesses der Abteilung "Projektierung und Vertrieb" eines international tätigen Industrieanlagenbauers

Abstract

Kurzfassung Diese Arbeit beschäftigt sich mit Prozessmanagement, im Speziellen mit Prozessverbesserung mit Hilfe von Prozessvisualisierung. Betrachtet wurden die Prozesse der Angebotserstellung beim international tätigen Unternehmen Andritz Metals, mit Schwerpunkt auf die Vertriebsabteilung Schub- und kontinuierliche Beizanlagen für Kohlenstoffstahlbunde. Im Rahmen dieser Arbeit wurden die einzelnen Teilprozesse der Angebotserstellung von Andritz Metals analysiert und visualisiert, um Schwachstellen und Fehler im Ablauf zu finden, bzw. um diese zu dokumentieren. Im weiteren Schritt wurde ein Soll-Prozess erstellt und visualisiert. Betrachtet wurden sowohl die Prozesse des technischen Angebots, als auch die Prozesse des Kommerziellen Angebots. Zur Verbesserung des Angebotserstellungsprozesses wurde die 4-Schritte Methode angewandt. Im ersten Schritt wurden die zu untersuchenden Prozesse identifiziert und abgegrenzt, um diese im zweiten Schritt zu analysieren und zu visualisieren. Im Zuge der Analyse wurde eine Schwachstellenanalyse der abgegrenzten Prozesse durchgeführt. Im dritten Schritt wurden die Soll-Abläufe so konzipiert, dass im letzten Schritt möglichst viele dieser Elemente, in den tatsächlichen Ablauf implementiert werden konnten. Das primäre Ziel war es die Durchlaufzeit des Prozesses der Angebotserstellung zu reduzieren. Für das technische Angebot ist es erforderlich eine umfangreiche technische Spezifikation der Anlage zu erstellen, um die Rahmenbedingungen der technischen Ausführung schriftlich festzuhalten. Diese technischen Rahmenbedingungen stellen gleichzeitig die Grundlage für das kommerzielle Angebot. Im praktischen Teil dieser Arbeit wurden die einzelnen Kapitel der technischen Spezifikation inhaltlich und in Bezug auf Format überarbeitet. Der Schwerpunkt lag auf der Überarbeitung der Liefer- und Leistungsumfangsliste, welche den Lieferumfang in Bezug auf Konstruktion, Fertigung und Zukauf, sowie Dienstleistungen im Zuge der Errichtungsphase definiert. Ferner wurde, in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, ein universell anwendbares Dokumentennummerierungssystem erstellt, damit die Erstellung von Gesamtspezifikationen von Anlagenkomplexen in Zukunft erleichtert wird. Sollte es zum Vertragsabschluss kommen, gilt sowohl das technische, als auch das kommerzielle Angebot als fester Vertragsbestandteil.

This thesis deals with project management, especially with process optimization by process visualization. The main view was on the proposal preparation process of the internationally operating company Andritz Metals, with special focus on the sales department for Push and Continuous Pickling Lines for carbon steel coils. All the sub-processes of the sales process where analyzed and visualized, in order to identify and record weak points and faults in the process cycle. The next step was the conception and visualization of the target process. The focus was on the one hand on the technical proposal preparation process, on the other hand on the commercial proposal preparation process. The optimization was performed by using the 4-step method. The first step was the definition of the relevant processes, in order to analyze and visualize them in the second step. The conception of the target processes was the third step, followed by the implementation of these potentials into the actual process. The primary target was the reduction of the processing time. The preparation of technical specifications for industrial plants is an essential part of the sales process. It is necessary to define the technical conditions of the plant. The technical specification is the basis for the commercial proposal. The practical part included the revision of the technical documents in view of content and format. The main focus was on a standardized scope of supply list, which is used to define the scope split of engineering, manufacturing and procurement, erection and commissioning services. Furthermore a universal document structure system was developed in cooperation with other departments in order to have a general document numbering basis, applicable for complexes of industrial plants. The technical, as well as the commercial proposal, are in case of contract award integral items of the contract.