An emergent system for multimedial document management

Abstract

Die von der Digitalen Revolution ausgelösten Veränderungen unserer Welt bringen diverse Herausforderungen mit sich. So handelt eine der großen Fragen dieser Zeit davon, wie ein nachhaltiger Umgang mit (digitalen) Daten aussehen kann. Jeder Mensch produziert und nutzt tagtäglich eine Vielzahl an Daten, die abhängig vom jeweiligen Kontext sinnstiftend zu Informationen zusammengefasst werden. Eine dauerhafte Speicherung dieser Informationen lässt sich mithilfe multimedialer Dokumente realisieren. Gesamtheitlich betrachtet, entsteht aus diesen Einzelhandlungen ein natürlicher Kreislauf, in dem Menschen maschinenunterstützt und in Beziehung zueinander Informationen erzeugen wie abrufen. Für den konkreten Anwendungsfall dieser Diplomarbeit, dem Schaffen eines Softwareprototyps für die Erfassung und Verwaltung von Studienbewerbungen an der Technischen Universität Wien, sind folgende Minimalanforderungen umzusetzen: Der entwickelte Student Records Manager speichert Informationen (Dokumente und Metadaten) in Studierendenakten und präsentiert diese zur Bearbeitung via Benutzeroberfläche in drei verschiedenen Sichten. Studierende haben die Möglichkeit, Dokumente für Studienbewerbungen hochzuladen und diese abzusenden. Mitarbeiter der Studien- und Prüfungsabteilung der TU Wien können diese Bewerbungen evaluieren. Studiendekane sind in der Lage, Stellungnahmen zu verfassen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, basiert der Student Records Manager auf dem frei zugänglichen elektronischen Dokumentenmanagementsystem Nuxeo Platform, das sich im Zuge einer Marktsondierung als geeignete Grundlage erwiesen hat. Der Prototyp setzt auf einen benutzerzentrierten Ansatz, bei dem der Anwender gezielt automationsunterstützt wird. Das Hauptaugenmerk liegt auf der annähernd optimalen Integration der Stärken und Schwächen von Mensch und Maschine, um einen möglichst effiziente Behandlung von Studienbewerbungen für alle beteiligten Akteure zu gewährleisten. Die abschließend durchgeführte Evaluierung des Prototyps bestätigt dessen grundsätzliche Tauglichkeit für die Erfassung und Verwaltung von Studienbewerbungen an der Technischen Universität Wien. In einem möglichen nächsten Schritt könnte der Student Records Manager testweise in der geplanten Einsatzumgebung implementiert werden, um in der Folge weitere Maßnahmen abzuleiten.

The digital revolution changes our world in unprecedented manner and generates manifold challenges for humankind thereby. One of the major questions in the present time is concerned with the sustainable handling of (digital) data. Each individual produces and uses a multitude of data on a daily basis, which are assembled to meaningful information in reference to the particular context. A permanent storage of this information can be realised by means of multimedial documents. Altogether, these single activities constitute a natural cycle of collaboration, where humans capitalise on automation to create and retrieve information in relation to each other. The concrete use case to be realised within this diploma thesis includes the development of a software prototype for the acquisition and management of students- applications at the Vienna University of Technology. Several measures have to be taken into account to achieve this goal: the prototypical Student Records Manager allows to store information (documents and metadata) in student records on the one hand, and provides a user interface with three different views for the manipulation of information on the other hand. Students are enabled to upload documents and send their application in consequence. Employees of the Admission Office at the Vienna University of Technology are empowered to review these applications. Deans are set in a position to compose statements on the applications. In order to be able to meet these requirements, the Student Records Manager is built upon the open source electronic document management system Nuxeo Platform, which qualified as an adequate foundation in the course of a market sounding. Overall, the prototype is premised on a user-centred approach with selective automation support. Therefore, the main focus is directed towards an optimised integration of the strengths and weaknesses of humans and machines, that should ensure the most efficient processing of university applications for all involved participants. The concluding evaluation of the software prototype acknowledges its suitability for the acquisition and management of applications at the Vienna University of Technology. As a next step, the Student Records Manager could possibly be implemented in the designated operation environment and tested accordingly.