STAB - Entwurf und Entwicklung eines Systems für ein integriertes Management von Studienabschlussmechanismen als Teil eines Informationssystems für Hochschulen

Abstract

Das Studium an einer österreichischen Universität ist geprägt von der Teilnahme an Lehrveranstaltungen und der Absolvierung der zugehörigen Prüfungen. Gegen Ende des Studiums folgt meist das Anfertigen einer Abschlussarbeit und letztlich der Studienabschluss. Die Hauptaufgabe eines Hochschulinformationssystems oder Campus Management Systems (CaMS) ist die softwaretechnische Unterstützung dieser Abläufe in der Lehre. Die enormen Aufwände für die Abwicklung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen können effektiv durch die Etablierung universitätsweit einheitlicher Prozesse und das Schaffen von Self-Service Angeboten in einem CaMS reduziert werden. Die Abwicklung von Studienabschlüssen erfolgt hingegen weit weniger standardisiert und erfordert einen hohen individuellen Betreuungsaufwand, wobei bei jedem Abschluss das geltende Curriculum (Studienplan), der individuelle Studienverlauf und die Studiendauer zu berücksichtigen sind. Dementsprechend komplex ist die Abbildung der zugehörigen Studienabschlussmechanismen in einer Software. Das Hauptziel des STAB-Projekts ist die Konzeption und Entwicklung einer Software, welche die vollständige elektronische Abwicklung aller Studienabschlüsse an der Technischen Universität Wien (TU Wien) ermöglicht. Damit einhergehend gilt es universitätsweit einheitliche Prozesse für Studienabschlüsse zu etablieren. Nach der Erhebung der Anforderungen an eine Software für die Abwicklung von Studienabschlüssen werden mögliche Varianten für die Umsetzung vorgestellt und bewertet. Aufgrund der fachlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen und des aktuellen IT-Umfelds an der TU Wien wird ein Prototyp entwickelt, der sowohl von den Studierenden als auch vom Personal eingesetzt werden kann. Nach der erfolgreichen Einführung an einer Fakultät folgen die sukzessive Bekanntmachung der neuen Software an weiteren Fakultäten, die Erhebung neuer Anforderungen und die Erweiterung des Prototyps für den universitätsweiten Einsatz. Durch die Verwendung des Prototyps bei der Abwicklung von Studienabschlüssen werden die notwendigen Erfahrungen gesammelt um eine Umsetzung der Funktionen direkt in TISS, dem neu entwickelten CaMS der TU Wien, zu konzipieren und in Abstimmung mit dem Entwicklungsplan von TISS durchzuführen. Diese Diplomarbeit setzt sich umfassend mit dem Thema Studienabschlüsse und der Unterstützung aller zugehörigen Abläufe in einer Software auseinander. Am Beispiel des im Rahmen des STAB-Projekts entwickelten Prototyps wird eine erfolgreiche Umsetzung gezeigt und anhand statistischer Daten über die Studienabschlüsse der letzten Semester belegt. Neben der zur Entwicklung eingesetzten Methoden und Werkzeuge wird auch das Vorgehen bei der Einführung der Software beleuchtet. Durch eine Bottom-up Strategie konnten in einer Organisation mit verteilter Entscheidungsfindung neue einheitliche Prozesse für die Abwicklung von Studienabschlüssen etabliert werden. Diese Arbeit endet mit der Konzeption der Ablöse des entwickelten Prototyps durch die vollständige Integration aller STAB-Funktionen direkt in TISS.

Studying at an Austrian university essentially means attending courses and taking the respective exams. Towards the end of a study the students write a thesis and the study is concluded with the graduation. The primary task of a Campus Management System (CaMS) is to provide support for these aforementioned processes. The huge workload required for the administration of courses and exams can be reduced drastically by using a CaMS, which establishes standardized processes for the whole university and offers self-service functions for students and staff. Graduations on the other hand are less standardized and require a more involved approach for every student depending on the applicable curriculum, the individual areas of concentration and the duration of the study. It is therefore quite complicated to implement the complete graduation processes in software. The primary goal of the STAB project is the design and development of a software system, which is capable of managing all graduation processes for all studies at the Vienna University of Technology. As a first step requirements for a software supporting the graduation processes are collected. Based on these requirements possible options for the implementation are presented and assessed. Considering the general requirements, the organizational structures and the current IT environment at the university the development of a software prototype is the most viable option. The prototype offers functions for students to register for graduations and for staff to perform the graduations processes. Following the successful rollout at one faculty of the university, the new software is promoted at all the other faculties. Additional requirements and suggestions are gathered to extend and adapt the prototype for university-wide use. Based on the experiences gained by using the prototype for numerous real graduations the integration of all the graduation functions in the new CaMS TISS is planned. The actual implementation will follow when the TISS project plan permits it. This diploma thesis addresses the topic of graduations for studies offered by the Vienna University of Technology and the different options for the development of a software to support the associated processes. The prototype developed as part of the STAB project is presented as an example for the successful implementation of such a software. Statistical data on the number of graduations handled with STAB over the last semesters underlines the success. The thesis describes methods and tools used for the development of the prototype as well as the steps taken to introduce the new software at the various faculties. Using a bottom-up strategy new standardized processes for graduations have been established effectively within an organization with scattered decisionmaking processes. This thesis ends with the design and planning of the complete integration of all the new graduation functions in TISS.