Requirements engineering and case studies of campus management systems for midsize private Universities

Abstract

Campus Management-Systeme (CaMS) haben sich zum Ende des 20. Jahrhunderts in Europa etabliert, um die administrativen Prozesse an Universitäten zu unterstützen. Eine steigende Komplexität in der Verwaltung sowie eine höhere Nachfrage an elektronisch gestützten Prozessen haben selbst mittelgroße Universitäten mit rund 1.000 Studenten dazu gezwungen, komplexe und modu- lare Computersysteme einzuführen.Diese Arbeit befasst sich unter anderem mit der Frage, welche Ansätze im Bereich der Projektumsetzung die höchsten Erfolgschancen bieten. Der Handlungsspielraum dabei ist groß: Es kann Standardsoftware oder Individualsoftware eingesetzt werden, eine „Big-Bang“-Ausrollung eines komplett neuen Systems oder eine evolutionäre Produkteinführung geplant werden, schlussendlich kann das Projekt mit eigenen oder externen Ressourcen umgesetzt werden.Die vorliegende Arbeit ist in zwei Bereiche untergliedert. Der erste Teil ist eine theoretische Abhandlung von CaMS und der Abgrenzung zu anderen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning-Systemen). Dieser Teil enthält auch einen vergleichenden Überblick von existierenden Systemen, die derzeit an Universitäten zu finden sind. Im zweiten Teil wird als Fallbeispiel eine Privatuniversität mit etwa 1.000 Studierenden analysiert. Dabei werden die Themengebiete IT- Infrastruktur, Verrechnung, Benutzerverwaltung und Raumreservierung im Detail untersucht.Das Ergebnis dieser Arbeit ist, dass die Größe der Universität auf das Gesamtsystem wesentlich weniger Einfluss hat als konkrete Eigenschaften der Universität, wie zum Beispiel der Service- Gedanke oder die Finanzierungsform. Ob man für einzelne Kurse bezahlen muss, schlägt sich auf weite Teile der Systemlogik nieder, unabhängig von der Größe, während die Skalierung von 1.000 auf 10.000 Studenten hauptsächlich mehr Serverkapazitäten verlangt. Das Campus Management- System als angepasste und individuelle Software kann nicht ohne Adaptierungen auf andere Universitäten übertragen werden. Selbst ein neuer Standort derselben Universität, etwa im Ausland, kann Anpassungen notwendig machen.Aktuell zeichnet sich der Trend ab, sich im Kernsystem auf eine Standardsoftware zu verlassen und gezielt die Software von Drittanbietern oder Eigenentwicklungen anzubinden. Die größten Erfolgschancen haben Unternehmen, die es verstehen, den stark florierenden Markt an Drittanbietern für sich zu nutzen und sich rasch an geänderte Rahmenbedingungen anzupassen.

Campus management systems (CaMSs) came up at the end of the 20th century to support the administrative processes of universities. A growing complexity in administration and the demand for a growing number of computer aided processes forced even midsized universities with about 1,000 students to implement complex and modular systems.In the context of this thesis, different implementation approaches have been investigated. The scope of possible strategies is wide and covers parameters like the usage of standard or individual software, if the project is implemented in a "Big-Bang" scenario or as an evolutionary approach and if the project gets realized with internal or external resources.This thesis is split in 2 major parts. The first part provides a theoretic approach on CaMSs and a differentiation to other ERP systems, including a comparative analysis of currently implemented CaMSs at various universities. In the second part, a detailed case study on a midsize private university with about 1,000 students is presented.The findings clearly show that the size of the university has less influence on the CaMS than indi- vidual characteristics like funding or the concrete research focus. The fact of individually charged courses and exams has a wide influence on the whole system logic, independent from size, whereas the scaling from 1,000 to 10,000 students mostly causes the need for a higher server capacity. The CaMS as a highly customized software system cannot be reused for other universities without adaptions.The current trend is to use standard software in the core system and to integrate specific solutions offered by third-party providers or in-house implementations. The best chances of success have companies who succeed to exploit the booming market of third-party sellers and to adapt quickly to changing circumstances.