Sustainable Web-based organisation of project-related information and knowledge

Abstract

Project cooperation, particularly with dislocated scenarios, are a common procedure in recent company- as well as in university research projects. Project monitoring and collaboration under such conditions is still a challenge. Solid planning already before the project-start is required. The most important technical and organizational conditions to arrange and execute such projects are described in this thesis. As a first step, fundamental system decisions are discussed. As a conclusion, open systems (open source, open protocol/format) are considered to be preferable above proprietary/closed systems not only by technical reasons: Longevity of digital information (project data and results of projects) is an important issue that should be taken into consideration from the very beginning of the planning phase. Even here, platform-neutral systems and well documented data formats are a good basis for reusability and longevity of information and knowledge. Following these findings, the fundamentals of information management are introduced. Differently structured data (highly-structured, semi-structure and unstruc-tured) just as different degrees of abstraction demand individual concepts in terms of organization and management to guarantee secure storage and exible access for miscellanous applications. Strategies for data management and open standards like XML and SGML as well as the problem of data exchange and system integration are discussed. As a positive effect of a well planned information infrastructure (with special regard to project related data) a exible use of the information is easily possible (for example for multi-channel publication including web, print and mobile clients, or exchange issues). For the presented concepts of knowledge management, a solid information management structure is of great importance in the same way. Nevertheless planning should not only focus on technical aspects, but include organizational and psychological factors. In the second part of the thesis, the importance of nescience management will be expressed. This leads to a reactive (question based) knowledge management (KM) system. This system avoids problems of proactive KM, which often lacks user-acceptance and poses problems in deciding what kind of information to acquire. Furthermore the proposed system can be seen as a system integrative effort, allowing even rather unskilled users to handle complex IT infrastructure by providing a single point of access. Hence this KM system is a kind of knowledge/information proxy. 5ഊAll proposed concepts have in common, that not only a direct usage in the operative or project related business is possible. Also meta-research like a post-mortem analysis is feasible. In the last part of the thesis the projects performed on the Institute of Software Technology and Interactive Systems (Vienna University of Technology) are presented. These projects were on the one hand examples for applications of the presented ideas and on the other hand, inspired the theoretical part of the thesis by the lessons learned during project work.

Projektkooperation, besonders in verteilten Projektteams, sind zunehmend häufiger anzutreffen —in universitären Forschungsprojekten ebenso wie im kommerziellen Umfeld. Planung, Management und Zusammenarbeit der Projektteams sind immer noch eine große Herausforderung, und erfordern gute Planung im Vorfeld. Diese Dissertation beschreibt die wesentlichen Bedingungen um die technische und organisatorische Infrastruktur für solche Projekte zu planen und umzusetzen. Im ersten Schritt werden grundlegende Systementscheidungen diskutiert, und der Schluß gezogen, daß offene Systeme (mit offenem Quelltext, sowie unter Verwendung offenener Standards und Datenformate) proprietären, geschlossenen Systemen vorzuziehen sind. Dies trifft nicht nur aus technischen Gründen zu: Langlebigkeit digitaler Information (die projektbezogenen Daten selbst, sowie die Ergebnisse der Projektarbeit) ist ein weiterer wesentlicher Gesichtspunkt, der schon in der Planungsphase zu berücksichtigen ist. Auch hier sind plattformneutrales Verhalten der eingesetzten Systeme, sowie gut dokumentierte offene Formate eine gute Voraussetzung für Wiederverwendbarkeit und Langlebigkeit von Information und Wissen. Auf Basis dieser Erkenntnisse werden die Grundlagen des Informationsmanagements eingeführt. Verschieden strukturierte Daten (hoch-strukturierte Daten, semi-strukturierte und unstrukturierte Daten), sowie verschiedene Grade der Abstraktion in den Daten erfordern unterschiedliche Konzepte um sichere Speicherung sowie flexiblen Zugriff für verschiedene Anwendungen zu gewährleisten. Daten-Management Strategien, offene Standards wie XML, SGML sowie Probleme des Datenaustausches und der Daten/Systemintegration werden diskutiert. Als Konsequenz einer gut geplanten Informations-Infrastruktur (unter besonderer Berücksichtigung Projekt-relevanter Daten) kann exible Verwendung der gespeicherten Informationen, bspw. zu Publikations-Zwecken für verschiedene Systeme (Web, Print, mobile Systeme, usw.) erfolgen. Auch für die in weiterer Folge vorgestellten Ideen des Wissens-Managements, ist die solide Konzeption der Informations-Infrastruktur von großer Bedeutung. Die Planung sollte sich jedoch nicht nur auf rein technische Aspekte beschränken, sondern auch organisatorische sowie gruppendynamische und psychologische Momente nicht außer Acht lassen. Schließlich wird im zweiten Teil der Arbeit die Bedeutung der Erfassung und Organisation des Nichtwissens hervorgehoben, um auf diesem Weg zu einem reaktiven (Frage/Antwort-basierten) Wissensmanagement Systems zu kommen. Dieses System vermeidet die Schwächen proaktiver Wissenmanagement Systeme, die oftmals unter begrenzter Akzeptanz der Nutzer sowie unter dem Problem der Unklarheit von Auswahl und Tiefe des erfassten Wissens leiden. In weiterer Folge wird auch dargelegt, daß dieses Konzept zusätzlich als System-integrierender Ansatz verstanden werden kann, der es auch weniger gut geschulten Anwendern erlauben sollte komplexe IT Systeme von einem zentralen Punkt her zu bedienen. In diesem Sinn kann das System auch als Informations- oder Wissenspuffer verstanden werden. Alle vorgeschlagenen Ansätze haben weiters gemeinsam, daß sie nicht nur für die primäre Anwendung in der operativen- oder projektbezogenen Kooperation nutzbringend eingesetzt werden können, sondern weiters meta-Analysen wie post-mortem Untersuchungen von Projekten erlauben . Im letzten Teil der Arbeit werden die am Institut für Softwaretechnik und interaktive Systeme durchgeführten Projekte als Beispiel für eine Anwendung der genannten Konzepte vorgestellt. Die Arbeit an diesen Projekten wiederrum ergab Einsichten, die im theoretischen Teil der Dissertation berücksichtigt wurden.