Kooperative Abwesenheitsplanung in einem ERP-System

Abstract

Personal und deren Verfügbarkeit ist ein wichtiger Faktor jedes Unternehmens. Diese Arbeit hat sich zum Ziel gesetzt, sich mit den Grundlagen der Abwesenheitsplanung und deren Umsetzung zu befassen. Am Beispiel eines Unternehmens wurde deren aktuelle Situation untersucht. Mit den aus Interviews gewonnenen Kenntnissen wurde ein Programm zur Abwesenheitsplanung mit Verbindung zu einem ERP-System entwickelt.<br />Im ersten Teil wird das theoretische Rahmengebiet näher behandelt. Da der Informationsaustausch durch eine Applikation erfolgen soll und Personen dabei zusammenarbeiten, wurde auf den Bereich CSCW und Groupware näher eingegangen. Im Bereich Arbeitsrecht wird erklärt, aus welchen Gründen MitarbeiterInnen abwesend sein dürfen und welche Zeiträume sie umfassen darf. Die Benutzung der Applikation soll so einfach wie möglich sein. Daher wurde auf Visualisierung und Usability näher eingegangen. Der zweite Teil der Arbeit beschäftigt sich mit der praktischen Realisierung der Applikation. Des Weiteren wurden nach schon existierenden Programmen für die Abwesenheitsplanung recherchiert. Neben der aktuellen Situation des Unternehmens wurde auf die Entwicklung näher eingegangen. Nach der Realisierung wurde die Implementierung getestet und Verbesserungen erläutert. Ergebnis war eine Applikation, durch welches es einfach ermöglicht wird, Abwesenheiten zu planen und aufeinander abzustimmen. Bei dieser Arbeit hat sich herausgestellt, dass die BenutzerInnen vor allem auf die grundlegenden Funktionen einer Abwesenheitsapplikation Wert legen. Diese Funktionen sollten so einfach wie möglich gestaltet werden und dadurch eine Anwendung leicht durchzuführen sein. Durch die Einbindung der AnwenderInnen in den Entwicklungsprozess wurden Fehler schon früh beseitigt und unnötige Aufwendungen von vornherein vermieden. Das SAP-System konnte als Datenbank dienen. Dadurch wurde es möglich, die Systemanforderungen gering zu halten und dennoch stets aktuelle Daten bereitzustellen.<br />

An important factor of every business company is the staff and the availability. The goal of this thesis is to examine possibilities for absence planning and its implementation. For example the current situation of a business company was investigated. By interviews, the disadvantages of the current status and needs were exposed. Based on this knowledge, a program was developed for absence planning with connection to an ERP system. As ERP system SAP is in use.<br />In the first part the theoretical background is layed out. The information sharing about absences in this application is used by more than one person, so CSCW (computer supported cooperative work) and groupware are discussed. The area of labor law clarifies the different reasons for absences and which periods this absence may enclose. How much the users may know about absences of their colleagues is explained in the data protection act. The use of the application should be as simple as possible for the users, so visualization and usability were discussed. The absence application is a distributed system, where the distribution of the data on more than one computer should be hidden for the user.<br />The second part of the work deals with the practical realization of the application. Furthermore, existing programs for the absence planning were investigated. The implementation will also be presented. In the end the prototype is tested by users and improvements are explained.<br />The result was a simple application for absence planning. This work shows that for the users the basic functions of an absence planning application is important. These functions should be formed as simple as possible, so that users who use the application only sporadically can perform these functions easily. Mistakes were removed by the integration of the users in the development process and therefore unnecessary effort was avoided from the start. The SAP system could be used as database. This made it possible to minimize the system requirements and to always have the current data without redundant storage of the data.